Uusi laki muuttaa julkisen hallinnon tiedonhallintaa – miten käy arkkitehtuurin?

– Uusi tiedonhallintalaki voisi pukea kokonaisarkkitehtuurin uusiin vaatteisiin.

Näin sanoo Katja Penttinen, joka tuntee kokonaisarkkitehtuurin perin pohjin. Penttinen on väitellyt kokonaisarkkitehtuurin käyttöön ottamisesta suomalaisessa julkishallinnossa ja suunnitellut kokonaisarkkitehtuurin käyttöä Kuopion kaupungin tietohallinnossa.

Penttisen vuonna 2018 valmistuneen väitöstutkimuksen tulokset ovat selvät. Kokonaisarkkitehtuurin hyödyt ovat Suomessa jääneet laihoiksi, eikä menetelmää ole pystytty ottamaan niin laajasti käyttöön kuin vanha laki olisi edellyttänyt.

Ihanteellisesti kokonaisarkkitehtuurin avulla voidaan tunnistaa ja kuvata sitä, miten organisaation tietojärjestelmät, prosessit, rakenteet ja ihmiset toimivat kokonaisuutena. Tämä kokonaisuus kuvataan esimerkiksi taulukoilla ja kaavioilla.

Käytännössä kokonaisarkkitehtuuria ei ole edes ymmärretty kaikkialla julkishallinnossa samalla tavoin.

Vanha laki vaati arkkitehtuurin kuvaamista

Vuoden vaihteessa kumoutunut tiedonhallintalaki vaati kaikkia julkisen hallinnon viranomaisia suunnittelemaan ja kuvaamaan toimintansa kokonaisarkkitehtuurin. Kuvaaminen jäi monilta organisaatioilta puolitiehen tai kokonaan tekemättä.

Yksi syy siihen, ettei kokonaisarkkitehtuuria osattu käyttää ja hyödyntää, on käsitteen vaikeus. Kokonaisarkkitehtuurista on tehty monenlaisia tulkintoja. Toiset ovat ymmärtäneet kokonaisarkkitehtuurin menetelmänä, ja toiset ovat käyttäneet sanaa kuvaamaan vain nykytilaa. 

Hankaluuksia aiheuttivat myös organisaatioiden erilaiset tarpeet ja resurssit. Pienet organisaatiot, kuten kunnat, eivät ole aina pystyneet ottamaan menetelmää haltuun tai soveltamaan sitä.

– Suomen kokoisessa maassa kokonaisarkkitehtuuriin liittyvä erityisosaaminen on vähäistä, mikä näkyy etenkin kunnissa. Kunnissa myös palveluiden määrä on vaikeuttanut työtä. Kunnilla on satoja tehtäviä, ja niiden kuvaaminen kokonaisarkkitehtuurin keinoin olisi valtava urakka, Penttinen kertoo.

Uusi laki on entistä käytännöllisempi 

Uusi, vuoden 2020 alusta voimaan tullut tiedonhallintalaki ei puhu enää arkkitehtuurista tällä nimellä. Sen sijaan laki ohjaa julkisen hallinnon toimijoita laatimaan tiedonhallintamallin. 

Tiedonhallintamallissa kuvataan, miten tiedonhallinta on järjestetty: miten tietovarantoja hallitaan, miten asianhallinta on toteutettu, miten tietoa voi hyödyntää rajapintojen avulla ja mitä tietoturvallisuuden eteen on tehty. Tavoitteena on rakentaa yhteentoimivia palveluita ja tietojärjestelmiä.

– Uusi laki on parannus vanhaan. Laki keskittyy tunnistamaan toiminnan prosessit, niiden suhteet ja tiedonhallinnan vastuut. Laki on paljon käytännöllisemmällä tasolla kuin aiemmin, mikä on hyvä asia, Penttinen sanoo.

Lain tavoitteena on varmistaa tietoturvan toteutumista, tehdä tietoaineistojen hallinnasta yhdenmukaisempaa sekä edistää palvelujen yhteentoimivuutta. Tässä työssä merkittävä rooli on myös valtiovarainministeriöllä, joka vastaa julkisen hallinnon kehittämisestä.

Arkkitehtuuria tarvitaan tulevaisuuden suunnitteluun

Tiedonhallintalaki edellyttää valtiovarainministeriötä ylläpitämään koko julkisen hallinnon tiedonhallinnan tilaa kuvaavaa tiedonhallintakarttaa. Sen avulla voidaan ymmärtää, miten organisaatiot vaihtavat erilaista tietoa.

– Täydennämme tiedonhallintakarttaa tiedolla hallinnon tehtävistä, toimijoista ja palveluista.  Näin saamme laadukkaan kokonaiskuvan julkisen hallinnon toiminnasta, sanoo valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies Suvi Remes.

Kokonaisuutta voidaan Remeksen mukaan edelleen kutsua julkisen hallinnon arkkitehtuuriksi. Tietoa tarvitaan julkista hallintoa koskevan päätöksenteon tueksi. 

Arkkitehtuuri kuvaa julkisen hallinnon nykytilaa ja mahdollista tulevaisuutta. Arkkitehtuuri voi auttaa ymmärtämään, miltä tulevaisuus näyttäisi, jos päädytään toteuttamaan tiettyjä kehitystoimia. Sen avulla voidaan luoda malleja ja analyyseja, jotka auttavat suunnittelemaan tulevaa esimerkiksi kymmenen vuoden päähän.

– On tärkeää pystyä osoittamaan, miten suunnitellut muutokset vaikuttavat julkiseen hallintoon,  kansalaisiin ja muihin yhteiskunnan toimijoihin. Siksi arkkitehtuuriajattelu on meille edelleen hyödyllistä, Remes kertoo.

Uusi laki auttaa kehittämään julkisia palveluita

Vaikka laki on muuttunut, arkkitehtuurityö jatkuu eri tavoin. Valtiovarainministeriön Suvi Remeksen mukaan organisaatioiden on edelleen osattava kertoa, miten niiden toiminta ja tiedonhallinta on järjestetty.

– Sen lisäksi, että uuden lain edellyttämä tiedonhallintamalli auttaa organisaatiota kehittämään omaa toimintaansa, tämä tietokokonaisuus auttaa myös meitä suunnittelemaan yhdessä entistä parempia julkisia palveluita, Remes sanoo.

Myös Katja Penttisen mukaan nyt kannattaa edistää arkkitehtuuriajattelua. Kunta-alalla työskentelevä Penttinen tunnistaa työn haasteet, mutta kehottaa tarttumaan tilaisuuteen nähdä arkkitehtuuri uudella tavalla. 

– Näen tämän uutena mahdollisuutena, sillä vanhan lain aikaan kokonaisarkkitehtuuri ei lyönyt läpi. Arkkitehtuurityölle on kuitenkin tilausta, sillä organisaatiot ovat jatkuvassa muutoksessa. Digitaalisia palveluita on kehitettävä ja tietoa jaettava entistä sujuvammin.

Penttisen mukaan arkkitehtuurityöstä voisi olla hyötyä esimerkiksi silloin, kun kunta suunnittelee jonkin palvelun tai laitoksen yksityistämistä. 

– Jos esimerkiksi vesilaitos yksityistetään ja sen käyttämät tietojärjestelmät pitäisi irrottaa kunnan toiminnasta, kuvaukset tietojärjestelmistä ja niiden välisistä yhteyksistä olisivat todella arvokkaita, hän selventää.