Utvecklingsarbetet kräver planerat utbyte av kunskaper

Expertstödet inom digitaliseringsprogrammet tog fasta på de nationella digitaliseringsmålen som främjar kompatibla tjänster som planerats med människan i centrum. Samtidigt ville man minska det överlappande utvecklingsarbetet inom den offentliga sektorn.

I projektet för konceptskapandet av utbyte av kunskaper utredde man hur målen för expertstödet om informationens användbarhet har förverkligats i projekten och hur man kan stöda detta bättre i fortsättningen. Det viktigaste som man observerade var att kommunikation om det egna arbetet och hur man hittar information endast täcker en del av den information som utvecklingsprojekten kan utnyttja tillsammans. Detta innebär att det inte räcker att enbart berätta om sitt eget arbete, utan därtill måste man diskutera och utnyttja befintlig information.

Nya perspektiv, roller och inkluderande kommunikation

Arbetsperspektivet måste först utvidgas och granskas ur nya perspektiv. Systematiskt utbyte av kunskaper kräver systemtänkande, det vill säga identifiering av verksamhetsmiljöer, nätverk och influenser. På så sätt hittar man exempel och information som kan utnyttjas även utanför de egna intressentgrupperna. Dessutom behövs gemenskapstänkande, det vill säga identifiering av vem som kan dra nytta av det egna utvecklingsarbetet i nätverken. Ett mer omfattande utnyttjande påverkar också hur de egna resultaten sammanfattas och hur man kommunicerar om dem.

Man måste planera spridningen och utnyttjandet av information, annars glömmer man det lätt. Behovet av framförhållning framhävs, eftersom brådska och knappa resurser återkommer som gemensamma utmaningar inom den offentliga sektorn. Det räcker dock inte med att man vet att det är färdigställt, utan diskussion måste föras redan om pågående arbete. På så sätt kan man undvika att man till exempel av misstag utför överlappande arbete med grannkommunen. Genom systematisk samutveckling och diskussioner kan man hitta nya utvecklingspartner och utnyttja befintliga verksamhetssätt, verktyg och lösningar.

I projektet för utbyte av kunskaper identifierades nya ansvar och roller som behövs för att uppnå målen för samutveckling och utnyttjande av information. De granskar hur informationen utnyttjas i det egna utvecklingsarbetet, hur nödvändiga personer involveras och hur exemplen delas med samfundet. I utvecklingsarbetet behövs:

• Servicedesigner, dvs. expert på människocentrerad utveckling
• Den som bygger upp samfundet, dvs. projektägaren, som styr personerna mot det gemensamma målet
• Den som söker exempel, dvs. nätverkare, som hittar information och personer som kan utnyttjas
• Förebild, dvs. nätverkare som uttrycker och åskådliggör betydelsefull information för andra

Nya skeden och uppgifter i utvecklingsprocessen

I processen som grundar sig på designtänkande har man parallellt infört perspektiv på utbyte av kunskaper. Då följer utvecklingsarbetet Double Diamond modellen (Design Council, 2021), där förståelsen ökas genom undersökning och observation och preciseras genom att fatta beslut. Kunskapens användbarhet och gemenskapstänkande förverkligas i och med följande skeden i processen (bild nedan).

• Identifiera och säkerställ: utvecklingsbehovet, befintliga kopplingar och ledningens stöd
• Precisera och samla ihop: befintlig information och människor som behövs i utvecklingsarbetet
• Studera och lyssna: olika perspektiv, intressentgrupper och exempel
• Definiera och inspirera: genom att hitta de verkliga behoven och diskutera dem
• Kom med idéer och inspireras: av befintliga lösningar och nya idéer
• Lös och sammanfatta: en identifierad utmaning och berätta om den för nätverken
• Utnyttja och inspirera: även andra kunskaper, lärdomar och lösningar som uppkommit

Bekanta dig och pröva

Anvisningarna och tipsen för utbyte av kunskaper är fritt tillgängliga för alla, liksom allt annat som Expertstödet har åstadkommit. Bekanta dig med materialen i expertstödets arbetsrum (på finska) och pröva hur modellen för utbyte av kunskaper kan stöda planeringen av ännu bättre tjänster än tidigare. Stöd för utvecklingsarbetet får du också från eOppivas kurs som publiceras våren 2023 (på finska och svenska) och som grundar sig på projektet för utbyte av kunskaper. 

Allt material från expertstödets utmaningsprojekt 2022 och samarbetet Kommunernas digitala vägkarta i expertstödets arbetsrum.