Leder vi med gissningar, antaganden eller information? – Lahtis och Asikkala löser utmaningen med ledning genom information

Vad är ledning genom information?

Ledning genom information kan vara ett vagt begrepp eftersom det grundar sig på immateriella resurser, såsom tyst kunskap, kompetens och data samt förändringar i verksamhetsmiljön och verksamhetssätten. I verkligheten innebär ledning genom information att relevant information samlas in, analyseras och utnyttjas som en del av beslutsfattandet.

En av de största utmaningarna med ledning genom information är att identifiera vad som verkligen är viktigt med information. Särskilt när information samlas in från flera källor och samlas in i betydande mängder. Det är bra att förstå att all information inte kan hanteras, utan målet är att få informationen att flöda, dvs. att smidigt dela information mellan olika parter, människor och system.

Som exempel en barnfamilj som flyttar till kommunen

Under hösten har vi satt oss in i den omfattande utmaningen med ledning genom information. Under projektets gång identifierar Lahtis stad tillsammans med Asikkala kommun nödvändiga utvecklingssteg för att kunna erbjuda betydelsefull klientinformation av högre kvalitet för att utveckla tjänsterna. Med klientinformation avses information om en person, ett företag eller ett samfund som använder stadens tjänster.

Som exempel valdes en barnfamilj som flyttar till kommunen. Klientinformationen om ämnet utreddes i olika system och genom att intervjua stadens aktörer som producerar tjänster för målgruppen. Utifrån det samlade materialet och den gemensamma diskussionen skapas en beskrivning av nuläget samt en analys av olika aktörers behov, en gemensam förståelse för ledning genom information och tillämpningen av den i kommunen.

Utifrån intervjuerna har det redan framkommit utvecklingsobjekt i anslutning till tillgången till information och utnyttjandet av informationen. Utvecklingen av ledning genom information upplevs som en utmaning på grund av dess omfattning. I en stor organisation "silofieras" informationen lätt också enligt organisationsgränserna och är inte tillgänglig för alla. Man vet inte heller alltid vilken information som behövs och var man kan få den. Det upplevdes som viktigt att även klienten har möjlighet att utnyttja klientuppgifter.

Vi strävar efter bättre tjänster för klienten

Bättre beslutsfattande genom att utnyttja klientuppgifter

Utifrån materialet skapar vi en visionsberättelse om målbilden för hur klientinformationen fungerar i vardagen som stöd för beslutsfattandet. Vi identifierar prioriteringarna och skapar en vägkarta för att utnyttja informationen i stadens verksamhet så att vi i fortsättningen bättre än tidigare kan utnyttja klientinformationen i beslutsfattandet. Syftet är att kommuninvånarna ska få högklassiga tjänster som baserar sig på deras behov och som produceras proaktivt och kostnadseffektivt.

Under projektets gång utvecklas den informationsbaserade ledarskapskulturen i vidare bemärkelse även för att stöda beslutsfattandet inom andra kommuners tjänster. Projektet genomförs i samarbete med Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB) och finansieras och styrs av FM.

Projektets sammandrag och material publiceras senast 15.12.2022 (på finska).