Expertstöd: Mot gemensamma digitala mål med hjälp av gemensam utveckling

Vi funderade i fjol inom finansministeriets program för främjande av digitalisering hur vi kunde sporra och stödja kommuner och ämbetsverk i gemensam utveckling, fokusering på människan och god kvalitet i fråga om digitaliseringen av tjänster. Vi ville avancera smidigt, och ville därför inte inleda någon statsunderstödsprocess som belastar både sökandena och finansiären. Vi beslutade i stället att testa hur fördelningen av gemensamma kompetensresurser skulle fungera i detta sammanhang.

När det gäller expertstöd får kommuner och ämbetsverk tillgång till experter, såsom till exempel tjänstedesigners, experter på förändringsledarskap eller experter på användbarhet. Målet är att förbättra kvaliteten, tillgängligheten och kundorienteringen hos befintliga digitala tjänster eller e-tjänster som är under utveckling.

Vi fick Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (DVV), som utöver sin kompetens kunde ställa en konkurrensutsatt expertgrupp till programmets förfogande, som partner för genomförandet. Detta påskyndade avsevärt vår start.

Bättre expertis genom delad kompetens

Vi testade verksamhetsmodellen med expertstöd hösten 2021 då vi genomförde fyra pilotprojekt.

Deltagarna var engagerade och entusiastiska. Pilotförsöket hjälpte deltagarna att gå vidare med utvecklingen av digitaliseringen. Genomförandet lyckades väl och processen utvecklades samtidigt till exempel i fråga om stöd för kommunikation och deltagare.

Ansökan om expertstöd genomfördes på nytt våren 2022. Utmaningen om expertstödet riktades till små myndighetsaktörer som identifierat ett ändringsbehov som är förenat med ett tydligt kompetensbehov. Kompetensbehovet kunde hänföra sig till exempel till förändringsledning, tjänstedesign eller användbarhet.

Omfördelning av resurser till kommunernas digitala färdplan

Antalet ansökningar var litet i förhållande till våra förväntningar, men som resultat av det inledde vi fem mycket intressanta, sinsemellan olika utmaningsprojekt som omfattade temana för ansökningsomgången.

Det låga antalet ansökningar i fråga om expertisutmaningen överraskade oss, och vi undrade om inte kommunikationen nådde eller tilltalade målgruppen, om det upplevdes för svårt att delta eller om den andra samtidiga finansieringsansökan påverkade saken. Det fanns dock ingen tid för en ytterligare ansökningsomgång.

Vi hade oanvända resurser på grund av det ringa antalet ansökningar och vi ville använda dem på ett förnuftigt sätt. Utifrån Kommunförbundets ypperliga samarbetsförslag hittade vi Finlands digitala kompass som ett nytt objekt för expertstöd. Syftet med kompassen är att utarbeta nationella mål och mätare för digitaliseringen samt att skapa en enhetlig vision för digitaliseringen och att vara ett sektorsövergripande samhälleligt verktyg för ledningen digitaliseringsutvecklingen. Kompassen är indelad i fyra delområden: kompetens, säker och hållbar digital infrastruktur, digitala omställningen i företag samt digitaliseringen av offentliga tjänster.

Vi utarbetade en ny plan i samarbete med Kommunförbundet och DVV. Nästa steg är att tillsammans med kommuner av olika storlek konkretisera målen för ”offentliga tjänster -visaren” i den digitala kompassen till kommunernas digitala färdplan.

Arbetet med kommunernas digitala färdplan inleddes den 31 augusti 2022 vid en kick off -tillställning.

Öppenhet i processen med hjälp av morgonkaffe

Vårt mål från första början var att göra processen öppen. Vi identifierade att andra myndighetsaktörer har liknande utmaningar som de som söker expertstöd, och därför är det viktigt att förändringsprocessen och dess olika faser synliggörs.

Expertstödets morgonkaffe är en serie webbseminarier som ordnas av DVV. Deltagarna får höra om utvecklingen av människoorienterade offentliga digitala tjänster samt om erfarenheterna och lärdomarna från pågående utmaningsprojekt. Deltagarna kan också kommentera och ställa frågor till utmaningsprojekten. Målet med tillställningarna är framför allt att synliggöra den förändring som sker i projekten.

Mot en intressant höst

Genom att revidera den ursprungliga planen lyckades vi rikta stödet och behovet till och med bättre än planerat. 23 kommuner från Birkaland och 24 andra kommuner av olika storlek har anmält sig till arbetet med den digitala färdplanen! Det ringa antalet deltagare i utmaningsprojektet för expertstöd gör det möjligt att gå djupare in på utmaningarna. När man blickar tillbaka på våren kan det hända att vi får ett ännu mer intressant och nyttigt koncept än vad vi ursprungligen hade planerat.

Mer information om expertstöd finns på finansministeriets webbplats.

Inspelning från kick off-mötet för kommunernas digitala färdplan här (på finska)

Avslutande mötet för expertstöd ordnas den 15 december 2022 kl. 9–12. Anmäl dig här.

Skribenterna:

Marjukka Saarijärvi, Programchef för digitaliseringsprogrammet, finansministeriet

Tanna Rantanen, Sakkunnig, finansministeriet