Turun kaupunki: Varaamo

Mistä on kyse?

Turun kaupungin Varaamo.fi on resurssien varauspalvelu. Palvelu on Suomen ensimmäinen täysin saavutettava Varaamo -varauspalvelu. Turun kaupungin Varaamossa on kuka tahansa voinut marraskuusta 2019 lähtien varata käyttöönsä Turun pääkirjaston maksuttomia tiloja, laitteita ja palveluita. Kaikki Turun kaupungin varauspalvelut keskitetään jatkossa Varaamoon. Keskittämisen ansiosta varausprosessi on kaikille käyttäjille samanlainen varattavasta palvelusta riippumatta.

Varaamossa käyttäjän tulee tunnistautua palvelua varatessaan. Tunnistautuminen tapahtuu Tunnistamossa, joka kokoaa yhteen paikkaan kaupungin palveluissa käytössä olevat sähköiset tunnistautumisen vaihtoehdot. Vaihtoehtoina ovat tällä hetkellä Vaski-kirjastojen kirjastokorttikirjautuminen, Digi- ja väestötietovirastoston kansallinen Suomi.fi-tunnistus sekä Turun kaupungin työntekijöillä käytössä oleva AD-tunnistautuminen. Myös Tunnistamo tehtiin Turussa täysin saavutettavaksi heti marraskuisen käyttöönoton jälkeen. Turun Tunnistamo on ainut, joka käyttää vahvaa suomi.fi -tunnistautumista.

Turun Varaamo ei ole vielä valmis vaan vasta alkutaipaleellaan. Kuluvan vuoden aikana Varaamoon käyttö laajenee maksuttomien palveluiden mm. asiantuntijapalveluiden osalta. Varattaviksi tulee myös kaupungin maksullisia palveluja, tiloja ja laitteita. Silloin verkosta voi varata esimerkiksi kokous- ja työskentelytiloja. Tulevaisuudessa myös yritykset ja yhteisöt voivat tarjota omia vastaavia palvelujaan tai niiden tukipalveluja Varaamossa. Myös Tunnistamoa kehitetään edelleen laajentamalla tarpeen mukaan tunnistautumisen vaihtoehtoja.

Turun Varaamo perustuu Helsingin kaupungin avoimeen tilavarausrajapintaan, joka toteutettiin osana Suomen suurimpien kaupunkien yhteistä 6aika - Avoimet ja älykkäät palvelut -hanketta. Hankkeen päättymisen jälkeen kaupungit solmivat yhteistyösopimuksen, jossa mm. Varaamon yhteiskehittämistä päätettiin jatkaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kaupungit yhdessä kehittävät Varaamoa, siten että kaikki mitä Varaamon avoimeen varausrajapintaan tehdään, jaetaan kaikkien muiden kuntien käyttöön ilmaiseksi. Helsinki on pääosin vastannut kehitystyöstä mutta vuonna 2019 Turku oli käytännössä päävastuussa Varaamon edelleen kehittämisessä.

Myös Tunnistamon kehittäminen perustuu Helsingin kaupungin kehittämään avoimeen lähdekoodiin ja kuuluu mukaan kaupunkien väliseen yhteistyösopimukseen. Kehitystyön pohjaksi otettiin niin Varaamossa kuin Tunnistamossakin Helsingin avoin rajapinta. Ohjelmistoihin tehdyt muutokset ja lisäykset jaettiin muiden kuntien käyttöön yhteistyösopimuksen mukaisesti. Nyt kaikkien kuntien on mahdollista ottaa Varaamo ja Tunnistamo käyttöönsä täysin saavutettavana. Turussa Varaamon ja Tunnistamon käyttöönotosta ja niiden kehittämisestä vastaa Turun kaupungin Konsernitasoinen resurssivarausten kehittäminen -projekti, joka on osa kaupungin Smart and Wise Turku -kärkihankkeetta.

Mitkä organisaatiot ovat osallistuneet tämän digitaalisen palvelun tai digitaalista yhdenvertaisuutta edistävän kokonaisuuden tekemiseen?

Turun kaupungin työllisyyspalvelukeskuksen 6Aika Digipore-hanke perustettiin ratkomaan Turun seudun ICT-alan työvoiman ja työpaikkojen kohtaamisongelmaa. Hankkeen Digipoint pilottitiimi aloitti toukokuussa kahdeksan oppisopimusopiskelijan voimin. Digipointin tiimiläiset ovat työ- ja oppisopimussuhteessa Turun kaupunkiin, ja opetuksesta sekä ohjauksesta on vastannut Turun ammatti-instituutin ICT- ja media-alan yksikkö. Varaamon pystyttäminen Turkuun vaati ohjelmointityötä ja sen tekivät täysin Digipoint pilottitiimiläiset ohjaajansa ja opettajansa tukemana. Osana kaupunkien välistä yhteiskehittämistä Digipoint tiimiläiset työstivät Helsingin koodia eteenpäin ja tekivät Varaamon saavutettavaksi. Tilaajana työssä toimi Turun kaupungin konsernitasoinen resurssivarausten kehittäminen -projekti. Tällaista vastaavaa yhteistyötä ei ole tehty missään kaupungissa aikaisemmin, vaan Varaamon pystyttämiseen ja edelleen kehittämiseen on käytetty kaupungin ulkopuolista tahoa.

Minkälaisia onnistumisia olette matkan aikana kokeneet?

Digipoint pilottitiimiläiset saivat koko työssäoppimisjaksonsa ajaksi kehitettäväkseen ison ohjelmistokehitysprojektin, jonka toteutuksesta he vastasivat. He oppivat miten viedään käytännössä ja erilaisia työkalu-ja hyväksikäyttäen ketterästi eteenpäin ohjelmiston kehitysprojektia. He saivat joka päivä toteuttaa koulutuksessaan ja heillä jo valmiina olleita ohjelmistokehittämisen taitoja Varaamon luomisessa Turkuun. Kenelläkään pilottitiimiläisistä ei ollut vastaavaa kokemusta ennestään.

Turun kaupunki sai toteutettua Varaamon pystyttämisen opiskelijatyönä, jolloin ICT-alan yritykseltä osto-palveluna ostettavalta kehitystyöltä säästyttiin ja säästettiin euroja, joita ei varsinaisesti projektin kustannuksiksia tullut lainkaan. Tämä projektien välinen yhteistyö oli täysin vin-vin -tilanne jossa opiskelijat saivat tehdä konkreettista koodaustyötä ja kaupunki työllisti työttömiä nuoria.

Turun kaupunki palkkasi Digipoint pilottitiimiläisistä kolme henkilöä jatkamaan Varaamon kehitystyötä vielä oppisopimusjakson päätyttyäkin. Palkkausjakso oli tammi- huhtikuu 2020. Nyt kaupunki on tekemässä tiimiläisille uuden palkkauspäätöksen vuoden 2020 loppuun asti. Näin kolme tiimiläistä tulee työllistymään suoraan oppisopimusjakson jälkeen ainakin vuodeksi kaupungin palkkalistoille. On hyvin harvinaista, että kaupungeissa on omia ohjelmistokehittäjiä palkkalistoilla mutta tämä kokemus osoitti Turussa sen, että he ovat välttämättömiä myös jatkossa.

Turku sai autettua muita kuntia tekemällä suuren muutoksen Varaamon koodin tekemällä Varaamosta saavutettavan. Turku tilasi kolmannelta osapuolelta ulkoisen saavutettavuusauditoinnin Varaamoon ja näin myös sitä kautta todettiin Varaamon täyttävän kaikki WCAG 2.0 AA-tason vaateet. Tämä auttaa toisia Varaamon käyttäjäkuntia ja -kaupunkeja siinä ettei heidän tarvitse uudelleen todentaa saavutettavuus vaateiden toteutumista, jos käyttävät Varaamossa Turun koodia pohjalla.

Minkälaisia haasteita olette matkan varrella kohdanneet ja miten niistä on selvitty?

Varaamon pystytystyön antaminen oppisopimusopiskelijoille herätti paljon epäluuloja. Suurimpina niistä olivat laajojen käyttöoikeuksien antaminen kaupungin palvelimille. Pelättiin jopa tietovuotoja. Lisäksi mietitytti miten niin vastuullisen kehitystyön voi antaa henkilöille, joilla ei ole alan koulutusta eikä tarvittavaa osaamista. Löytyykö tiimin opettajasta ja ohjaajasta tarpeeksi tukea ja osaamista opiskelijoille. Turun kaupungin tietohallintostrategiassa, vuodelta 2007, lukee ettei omia koodareita palkata. Joten tähänkin vedottiin. Kun konsernihallinnon johtaja näki, että tämä on siinä mielessä kaupungin strategian mukaista, että me työllistämme nuoria, saimme hänet ja työllisyyspalvelujohtajan toimintatavan taakse, saatiin oppisopimusopiskelijat mukaan Varaamon pystytystyöhön.

Opiskelijat lunastivat hyvällä työntekemisen asenteellaan ja erinomaisella työn jäljellä paikkansa. Tämän perusteella kaupunki päätti palkata heidät neljäksi kuukaudeksi ja sen jälkeen vielä loppu vuodeksi 2020. Mutta tämän lisäajan saaminen ei ollut itsestäänselvyys kaikille. Käytiin osittain uudestaan samoja keskusteluja läpi kuin heidän ollessa oppisopimusopiskelijoita. Huomattiin, että vanha organisaatio on kankea uudelle toimintatavalle mutta taipuu kuitenkin, kun tarpeeksi tahtoa ja uskoa löytyy. Nyt kun suurin osa neljän kuukauden ensimmäisestä jaksosta on mennyt, kukaan ei enää ohjelmistokehittäjiä pois antaisi.

Miksi ehdokas tulisi valita vuoden 2020 Suunnannäyttäjäksi?

Turussa on tehty paljon uutta Varaamoon, mikä hyödyttää suoraan loppukäyttäjiä ja saattaa heidät keskenään yhdenvertaiseen asemaan. Turun toimintatapa Varaamon luomisessa kaupunkilaisille on ainutalaatuista koko kuntasektorilla. Myös saadut kokemukset tukevat sitä, että tällaisessa rohkeassa, toimintatavassa voidaan onnistua ja saada erinonmaisia tuloksia. Turun Varaamon toteutus oppisopimusopiskelijoiden toimesta, hyöty käyttäjille ja muille kunnille on edelläkävijyyttä.