Valtionavustusten digitalisoinnilla helpotetaan hakemista – erilaisten lomakkeiden ja päätöspohjien määrä väheni reippaasti
Aluehallintovirastoista on voinut jo pitkään hakea avustuksia kirjasto-, liikunta- ja nuoristoimen kehittämisen ja toiminnan tueksi. Kymmeneen eri avustuskokonaisuuteen on tullut hakemuksia noin 2500 vuodessa ja hakemusprosessia on veivattu käsipelillä paperisten lomakkeiden ja eri digitaalisten palveluiden välillä, sähköpostista Exceliin. Nyt hakemusprosessista tehdään digitaalinen, mikä hyödyttää niin asiakkaita kuin virastoja.
Uuden järjestelmän tavoitteena on digitalisoida koko prosessi, hakulomakkeista raportointiin. Näin tieto on aina tallessa ja järjestyksessä. Tavoitteena on liittää yhteen asiakkaiden asiointipalvelu, käsittelijöiden käsittelyjärjestelmä, viraston asianhallinta ja sähköinen arkistointi, jolloin tieto tallennetaan vain kerran ja sitä voidaan hyödyntää kaikissa järjestelmissä. Myös raportit syntyvät suoraan sähköiseen muotoon. Valtionavustusten haun digitalisoinnin tavoitteena on sekä parantaa asiakaskokemusta että tehostaa ja helpottaa aiemmin työvaltaista prosessia.
Prosesseja ja toimintatapoja yhtenäistämillä ollaan saavutettu hyötyjä järjestelmän käyttöönotossa, kun järjestelmää on kehitetty yhdessä eikä vain yhden toimialan lähtökohdista käsin. Esimerkiksi erilaisten lomakkeiden ja päätöspohjien määrää on voitu reippaasti vähentää.
Alkuvaiheessa projektissa otettiin mallia muiden viraston toteuttamista digitalisaatioista ja toiminnallisuuksia lähdettiin kehittämään ketterästi. Ensimmäistä yksinkertaista toteutusta on hiottu käyttäjien palautteen perusteella ja uusia toiminnallisuuksia viedään tuotantoon kolmen viikon sykleissä. Kaikki avustuskokonaisuudet on digitalisoitu kerralla ja tuotannossa on samaan aikaan paljon toimintoja, samalla kun kehittäminen jatkuu ja uusia toiminnallisuuksia lanseerataan.
Omat vaikeutensa on tuonut eri virastojen ja toimialojen tapojen yhtenäistämisen lisäksi avustusprosessin läpiviennin vuosikello, joka on aikatauluttanut kehittämistä tarkasti, kun keskittyminen on pitänyt suunnata seuraavaksi tarvittaviin ominaisuuksiin. Aikataulupaineista on selvitty asettamalla tekemistä tärkeysjärjestykseen pitämällä valtionavustusten, tietohallinnon ja asianhallinnan asiantuntijat mukana kekseliään ja sitoutuneen projektiryhmän kanssa.
Kevään ison puserruksen jälkeen projektissa voimia on kerätty syksyyn, jotta projekti saadaan maaliin.
Digioppimme:
”Projekti ei saa irrota liian kauaksi prosessista! Projektipäällikkö tai ainakin projektiryhmän keskeiset henkilöt kannattaa rekrytoida substanssiasiantuntijoiden ja asianhallinnan joukoista, jotka pystyvät välittömästi vastaamaan mm. määrittelyyn liittyviin ongelmiin. Tämänkaltaisessa projektissa, jossa määrittely ja toteutus kulkevat hyvin käsi kädessä se on ollut valtava voimavara. Asiakkaiden auttaminen järjestelmän käytössä ja ongelmissa on sangen valaisevaa, joskin myös työlästä. Sitäkin työtä kannattaa tehdä projektiryhmän taholla, jotta se pysyy hermolla siitä, miltä järjestelmä näyttää asiakkaiden silmissä. Asiakasrajapintakin tulee luontevasti mukaan kehittämiseen substanssiasiantuntijoiden kautta.”
Vuoden 2018 Suunnannäyttäjät-kilpailuun ilmoittautui yhteensä 30 tiimiä. Kilpailussa haettiin erityisesti kansalaisten arkea helpottavia digihankkeita, -projekteja ja -kokeiluja. Kilpailun kannalta tärkeäksi nähtiin myös se, että digitalisaatiotekoon osallistui henkilöitä useammasta organisaatiosta. Lisäksi kilpailussa arvostettiin sitä, että mukaan ilmoitetun digiteon lopputuloksia voidaan hyödyntää myös muissa organisaatioissa.
