Suunnannäyttäjät 2017: Varhaiskasvatuksen sähköistäminen
Mistä on kyse?
Liperin varhaiskasvatuksen tavoitteena on ottaa käyttöön ja sähköistää toimintoja niin pitkälle kuin se on mahdollista, jotta kasvattajien aika vapautuu tärkeimpään eli lasten kanssa toimimiseen. Yksi osa toiminnan digitalisointia on ollut yhteydenpito ja asiointikanavan aukaiseminen vanhempien suuntaan.
Hoitopaikkaa haetaan sähköisesti, pian lomakkeen yhteyteen avautuu myös chatti, jonka avulla vanhemmat saavat apua hakemuksen täyttämiseen. Hakulomakkeen tiedot siirtyvät palvelusuunnittelijan ohjelmaan, jossa hän hallinnoi paikkoja ja sijoituksia. Ohjelman ansiosta yksi henkilö pystyy hoitamaan noin 800 paikkaa. Sähköinen käsittely nopeuttaa prosessia ja hänellä on mahdollisuus keskustella kaikkien vanhempien kanssa ennen hoitopaikkapäätöksen tekoa. Palveluohjaus toteutuu ja vanhemmilla on aidosti mahdollisuus vaikuttaa hoitopaikan valintaan.
Tuntiperusteinen maksujärjestelmä edellyttää, että vanhemmilla on käytössä sähköinen hoitoaikojen ilmoittaminen. He voivat palata varauksiin ja hoitoaikoihin helposti kotona mihin vuorokauden aikaan tahansa. Tieto lasten hoitoajoista siirtyy suoraan päiväkotiin/perhepäivähoitoon, tämän perusteella voidaan suunnitella toimintaa, kun tiedetään ketä lapsia on mihinkin aikaan paikalla. Henkilökunnan työvuorot voidaan suunnitella tarkasti lasten hoitoaikoihin perustuen, tämä lisää työajan tehokasta käyttöä.
Mobiilileimaus hoidon alkaessa ja päättyessä, vie tiedon sähköisesti päiväkirjoille, jotka ovat laskutuksen perustana. Lisäksi vanhemmat voivat reaaliaikaisesti seurata mobiilista tai päätteeltä tuntivarausta sekä sen käyttöä. Lapsen poissaolot ja lomat voidaan ilmoittaa saman kanavan kautta. Kaikki päätökset lähtevät sähköisesti vanhemmille ja löytyvät samasta paikasta. Vuosittain on postitettu satoja kirjeitä, se on vienyt aikaa ja vaatinut rahaa. Tästä on päästy kokonaan pois.
Lasten havainnointi ja toiminnan dokumentointi tehdään sähköisesti, siihen liitetään kuvia, videoita ym. ja vanhemmat voivat kommentoida lapsen kehitystä ja oppimista kotona. Lapset itse kuvaavat paljon toimintaa ja se liitetään vanhempien nähtäväksi. Tästä vuoropuhelusta syntyy vähitellen lapsen eheytyvä varhaiskasvatussuunnitelma.
Jokaisella lapsella on oma yhteys, johon pääsevät vain vanhemmat. Lisäksi koko ryhmän toimintaa dokumentoidaan kaikkien vanhempien nähtäväksi yhteiseen ryhmän kansioon. Tavoitteena on, että yhdessä lasten ja vanhempien kanssa kirjataan asioita ja niistä keskustellaan, sekä niihin palataan ja tavoitteena on listä yhteisöllisyyttä ryhmän vanhempien ja lasten kesken. Vanhempien ja lasten osallisuus sähköisen kanavan kautta helpottuu esim. kevään aikana laadittiin kunnan vasua, kasvattajat kirjoittivat blogia, jossa avasivat uuden vasun sisältöjä vanhemmille ja lapsille. He pystyivät kommentoimaan ja esittämään toiveita niiden toteuttamisesta.
Nopea tiedon kerääminen vanhemmilta on helppoa, kysyimme esim. toiveita perhepäivähoidon varahoidosta kaikilta vanhemmilta sähköisesti ja saimme nopeasti toiveet päätöksenteon pohjaksi. Kaikki viestit ja tiedottaminen on yhteisellä sähköisellä ilmoitustaululla, josta tieto on helposti vanhempien löydettävissä. Kaikista irrallisista lipuista ja lapuista on voitu luopua. Erilaisen tiedon välittäminen ja kokoaminen vanhempien helposti luettavaksi on helppoa.
Vanhemmilla tulee olla tietoa, jotta he voivat vaikuttaa ja arvioida. Sähköinen kokonaisratkaisu lisää toiminnan avoimuutta, vuorovaikutusta sekä helpottaa päätöksentekoa ja nopeuttaen käsittelyprosesseja. Tuntiperusteinen maksujärjestelmä digitalisoituna on taloudellinen ja tehokas ratkaisu, lisäksi se vapauttaa henkilökunnan aikaa perustehtävään. Vuorovaikutus sähköisten kanavien kautta rikastuttaa vuorovaikutusta, koskaan ei kuitenkaan unohdeta kasvotusten tapahtuvia keskusteluja.
Mitä ja miten digiperiaatteita hyödynnettiin?
Kaikessa toiminnan suunnittelussa lähtökohtana on asiakas. Varhaiskasvatuksen hakeminen ja siihen liittyvä muu päätöksenteko avataan prosessina asiakkaan näkökulmasta. Miten se saadaan toimivaksi niin, ettei se ole aikaan tai paikkaan sidottu.
Hakemukset ja käsittelyprosessi on sähköistetty ja palvelusuunnittelija hallitsee tarvittavat tiedot keskitetysti, jotta aikaa vapautuu keskusteluun vanhempien kanssa, kun suunnitellaan lapselle parasta hoitopaikkaa. Lomakkeiden ja prosessin sähköistäminen ja siitä tehokkaasti tiedottaminen on vielä käyttöönottovaiheessa. Tarjosimme vanhemmille mahdollisuuden tulla päiväkodille lasten kanssa, jossa opastimme ohjelman käyttöä. Koko henkilökunnan tulee sisäistää, miksi digitalisaatiota tarvitaan ja miksi se on "kesytettävä" varhaiskasvatuksen käyttöön niin, että olemme valmiita muuttamaan omaa toimintaamme, jotta digitalisaatiosta saadaan suurin hyöty irti.
Koko henkilökunta pitää ulos asiakkaiden suuntaan yhteistä puhetta, joka innostaa ja rohkaisee vanhempia käyttämään sähköisiä palveluja. Osallisuus ja palvelujen avaaminen vaatii ajattelun muutosta organisaatiolähtöisyydestä asiakaslähtöisyydeksi sekä osallistumisen merkityksen ymmärtäminen toiminnan kehittämisen kannalta. Tämä vaatii edelleenkin jatkuvaa itsensä haastamista. Nopea palautteen kerääminen ja sen antaminen, sekä käsittely vaatii muutosjohtamista ja rohkeutta lähteä ketterän kehittämisen tielle.
Suurin osa toimeenpanoon vaikuttavista asioista on ajatteluun, asenteisiin ja rohkeaan muutoksen tekemiseen liittyviä asioita. Nämä vaativat keskustelua, asioiden avaamista ja yhdessä tekemistä.
Mitä opimme projektin aikana?
Digitalisaatio menee huimaa vauhtia eteen päin - uusia aluevaltauksia tehdään jatkuvasti Olemme huomanneet että vanhojen toimintojen yhteyteen voidaan sulauttaa uusia innovaatioita, mutta ne pitää tehdä asiakaslähtöisesti pieninä “paloina” ottaen ns. kentällä työskentelevät mukaan miettimään toimintoja.
Harjoitusten kautta saada henkilöstö innostumaan asiasta ja viemään sitä osaltaan eteen päin - silloin saamme erinäkökulmia toiminnalle ja kehityksen suunnalle. Olemme ylpeitä siitä, että olemme saaneet henkilöstömme innostumaan asiasta ja sitä osoittaa mm. ohjaaja koulutukseen hakeutuneiden määrä joka ylitti huomattavasti paikkojen määrän. Kuitenkin perimmäisenä ajatuksena on hädässä olevan ihmisen auttaminen kaikin mahdollisin keinoin, joita ihminen ja digitalisaatio suo.
Kehittämistyön lähtökohtana on meillä ollut johtamisjärjestelmässä jaetun johtajuuden -malli. Kehittämistiimin jäsenet ovat kaikki tietoisia varhaiskasvatuksen toimialueesta, ei vain omista yksiköistä, kokonaisnäkemyksen kautta on helpompi yhdessä lähteä avaamaan prosesseja ja sekä yhtenäistää käytäntöjä ja ottaa käyttöön sähköisiä palveluja.
Yhdessä avoimesti tekeminen on mielestämme kaiken lähtökohta. Vuorovaikutus avaa omaa ajattelua ja tuo siihen uusia näkökulmia. Sen jälkeen lähdetään avaamaan rohkeasti toimintatapoja, ei pohdita liikaa esteitä eikä mahdollisia epäonnistumisia. Vaan lähdetään avoimesti kokeilemaan, arviointia tehdään prosessin aikana.
Muutoksia tehdään kokoajan eli ennakkoon ei tarvitse liian tarkasti sitoa askelmerkkejä eikä lopullista isoa tavoitetta. Yksi ratkaisu on johtanut meillä toiseen ja rikastuttanut ajattelua tekemisen aikana. Prosessin avoin eteenpäin vieminen, kuullaan ja keskustellaan henkilökunnan, lasten ja vanhempien kanssa. Ydinryhmä lähtee kentälle avoimin mielin, kerää tietoa ja kokemuksia ja tuo ne taas kehittämisryhmään, jotka jalostavat taas kokonaiskehittämistä.
Teknologia-asiantuntemusta haetaan ja otetaan vastaan, asiantuntijoiden mukaan ottaminen ja vuorovaikutus heidän kanssaan on tärkeää. Toisaalta ei oteta kaikkea vastaan kritiikittömästi, ohjelmien kehittäjiinkin voidaan vaikuttaa eli kehittämisryhmiin rohkeasti mukaan. Toisaalta myös meidän tulee olla valmiita muuttamaan omaa toimintaamme. Digitalisaatiota tulee viedä kokoajan mukana kun toimintaa kehitetään. yllätyksellisissäkin paikoissa siitä voi olla apua.
Olemme ylpeitä kokonaisvaltaisesta ajattelusta ja koko toimialueen digitalisoinnista, niin pitkälle kuin se on mahdollista. Olemme päässeet ennakkoluulojemme yli ja otamme avoimen kriittisesti uusia ratkaisuja käyttöön. Uskallamme kokeilla, myöntää epäonnistumiset ja nousta uudelleen miettimään uusia ratakisuja. Olemme saaneet lapset ja vanhemmat tähän mukaan.
