Etätuki-ryhmä

Uudenmaan Digituki -hanketiimi pyrki nopeasti luomaan uudenlaisia rakenteita alueen toimijoiden tukemiseksi muutoksessa. Uudenmaan Digitukiverkoston (UuDi) yhteistyössä käytetyn työryhmätyöskentelyn mallin – tarpeellisin muutoksin – arvioitiin vastaavan tarpeeseen. Toimivaksi havaittujen tuttujen toimintamallien hyödyntäminen ja soveltaminen uudessa tilanteessa antoi työlle selkänojan, jonka varaan oli helpompi rakentaa.

UuDin etätuen mahdollisuuksista kiinnostuneista toimijoista koottu Etätuki-ryhmä kokoontui ensi kertaa vain päiviä valmiuslain voimaan astumisen jälkeen keskustelemaan edessä olevasta urakasta ja kehitetyistä ratkaisuista. Ensimmäisten viikkojen aikana Uudenmaan digitukijat jakoivat toistensa kanssa hyväksi havaitsemiaan käytäntöjä, ja pohtivat yhdessä esimerkiksi, kuinka asiakkaat voitaisiin tavoittaa etäyhteyksien välityksellä tai mitkä ohjelmat toimivat luotettavimmin etätukea antaessa. Aktiiviset osallistujat sparrasivat toisiaan etädigitukipalvelujensa toimivuuden suhteen, tiedottivat perustamistaan uusista palvelumuodoista ja purkivat kollegoidensa kanssa tunteitaan uutisten uusimmista käänteistä.

Hiljalleen tilanne rauhoittui ja muutosten tahti hidastui, mutta suositusta uudesta yhteistyön kanavasta ei tahdottu luopua. Pysyäkseen relevanttina ryhmän täytyi kuitenkin kehittyä ja kurkottaa kohti uusia tavoitteita. Toimintaympäristön muutos muovasi jälleen toimintaa tuntemattomiin suuntiin. Hanketiimi analysoi yhdessä Etätuki-ryhmän kanssa etädigituen tärkeimpiä haasteita ja kysymyksiä. Niiden mukaan voitaisiin muotoilla ryhmän toiminnalle myös tavoitteita. Esille nousivat esimerkiksi fasilitointiosaaminen, resurssien riittäminen ja viestinnän kohdentaminen.

Näiden pohjalta suunniteltiin työpajoja, koulutuksia ja harjoituksia, joita hyödyntämällä etätukipalveluita voitaisiin konkreettisesti kehittää paremmiksi. Hanketiimi on suunnitellut jokaiselle Etätuki-ryhmän tapaamiselle teeman ja pyrkinyt varmistamaan, että osallistujille jää käteen vähintäänkin yhdessä tuotettu materiaali, jotta sitä voidaan hyödyntää myös jatkossa. Hankekauden lopuksi ryhmän jäsenille tuotetaan yhteenveto, joka tiivistää tehdyn työn ja antaa työkaluja käytännön ratkaisujen suunnitteluun.

Tuloksena on ollut ryhmä, joka on muovautunut jäsentensä toiveiden ja tarpeiden mukaisesti. Joustava toiminta yllättävässä tilanteessa on mahdollistanut täysin uuden yhteistyön kanavan ja muodon, josta jää myös konkreettinen jälki. Reagointia muuttuvaan toimintaympäristöön jatketaan myös tulevalla hankekaudella ja Etätuki-ryhmän tavoitteet muotoillaan jälleen uudestaan ympäröivään maailmaan soveltuviksi.