Mahdollista digitaalinen viestiminen
Viranomaisen tulee tarjota jokaiselle mahdollisuus toimittaa asiointitarpeeseensa liittyvät asiakirjat ja viestit digitaalisia palveluita tai muita sähköisiä tiedonsiirtomenetelmiä käyttäen. Viranomainen voi poiketa velvollisuudestaan ainoastaan silloin, kun laissa on säädetty asiakirjan toimittamistavasta toisin.
Asiointitarpeeseen liittyvät asiakirjat ja viestit voivat olla esimerkiksi
- ilmoituksia
- selvityksiä
- muita vastaavia asiakirjoja tai viestejä, jotka ovat määrätty tai säädetty viranomaiselle toimitettavaksi.
Suomi.fi-viestit -viestinvälityspalvelu mahdollistaa viestinnän viranomaisen ja asiakkaan välillä. Käytettäessä muuta kuin Suomi.fi-viestit -palvelua tulee viranomaisen varmistaa viestien ja asiakirjojen tietoturva ja tietosuoja sekä huomioida muun muassa saavutettavuusvaatimukset. Edellä mainittu muu keino voi tarkoittaa esimerkiksi muuta viestinvälityspalvelua, viranomaisen omaa digitaalista palvelua tai sähköpostia.
Kun viranomainen välittää viestit ja asiakirjat muutoin kuin Suomi.fi-viestit -palvelun avulla, tietoturvallisuus ja tietosuoja voidaan varmistaa huolehtimalla seuraavista seikoista:
- Viestin luottamuksellisuus säilyy, eli se ei ole muiden kuin siihen oikeutettujen tahojen saatavilla.
- Viestin eheys taataan, eli sitä ei voida muokata ilman asianmukaisia oikeuksia.
- Viestin ja sen välittämiseen tarkoitetun palvelun saatavuus on taattu asiakkaalle ja viranomaiselle.
Viranomainen on velvollinen ottamaan sille kohdennetun viestin vastaan myös silloin, kun asiakas toimittaa viestin tai asiakirjan viranomaiselle sähköisesti muulla tavalla kuin viranomainen on ohjeistanut. Viranomainen ei siis voi kieltäytyä vastaanottamasta viestiä tai asiakirjaa ellei tämän toimittamisesta ole erikseen säädetty laissa toisin.
Viranomaisen on tarjottava asiakkaille mahdollisuus käyttää sähköisten viestien ja asiakirjojen vastaanottamiseen Suomi.fi-viestit tai muuta tietoturvallista sähköistä tiedonsiirtomenetelmää. Digitaalista palvelua tarjoavan organisaation on aktiivisesti tarjottava asiakkailleen mahdollisuutta vastaanottaa viranomaisen viestit tietoturvallisella tavalla.
Myös viranomaisen toimittamat viestit asiakkaalle tulevat olla riittävän tietoturvallisia ja tietosuoja tulee varmistaa. Asiakas voi lähettää viestin tai asiakirjan viranomaiselle tietoturvatonta ratkaisua käyttäen, kuten salaamattomalla sähköpostilla tai verkkopalvelussa olevalla lomakkeella. Jos asiaa koskeva vastaus asiakkaalle sisältää salassa pidettävää tietoa, kuten henkilötietoja, niin viranomainen ei saa käyttää tietoturvattomia ratkaisuja vastauksen lähettämiseen. Jos turvallista viestintäpalvelua ei voida käyttää, viranomaisen tulee vastata viestiin joko yleisluonteisesti ilman salassa pidettävää sisältöä tai jollakin muulla tavalla kuten puhelimitse tai kirjeitse.
