Oikeusrekisterikeskuksessa ollaan tyytyväisiä ohjelmistorobotiikkakokeiluihin, vaikka alku ei mennyt kuten Strömsössä

Henkilön kädessä on Oikeusrekisterikeskuksen kirje.
Yhdestä kokeilusta alkanut ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on laajeni Oikeusrekisterikeskuksessa nopeasti myös toiseen. Tavoitteena on esimerkiksi vähentää asiantuntijoiden rutiinitöitä ja hyödyntää liikasuorituksena saatuja maksuja uusien maksujen hoitamiseen.

– Idea ohjelmistorobotiikkakokeiluun lähti, kun kuulimme Palkeiden kokemuksia ohjelmistorobotiikasta. Tavoitteenamme oli asiakaspalvelun sujuvoittaminen ja pohdimme, mitä voisimme siellä tehostaa, asiakkuuspäällikkö Sara-Lotta Moilanen kertoo.

Ohjelmistorobotiikalle riittävän yksinkertaisia prosesseja löytyi lopulta kymmenkunta. Kokeiluun saakka nousivat prosessit, joissa oli mahdollista saada eniten vaikuttavuutta massan myötä ja joihin ei liittynyt päätöksentekoa.

– Sitä emme halunneet automatisoida, Moilanen toteaa.

Kokeilemaan kunnianhimoisella tavoitteella

Ensimmäiseksi ohjelmistorobotiikkakokeiluksi valikoitui viitteettömien maksujen käsittely. Tällaisia ilman viitenumeroa maksettuja laskuja tulee Oikeusrekisterikeskukselle noin 12 000 vuodessa.

– Tyyppiesimerkki on, että asiakas on kirjoittanut viestikenttään jotain, mutta ei käyttänyt viitenumeroa. Lisäksi on useita tuhansia tapauksia, joissa asiakkaan äiti, isä tai puoliso maksaa hänen sakkonsa, Moilanen kuvailee.

Robotin kehittäminen aloitettiin syksyllä 2018, jolloin koko prosessi määriteltiin tietokentittäin ja asiantuntijan tekemä työ käytiin tarkoin läpi. Kilpailutuksen voittanut koodari aloitti työnsä, mutta puoleksi vuodeksi arvioitu työ venyikin odotettua pidemmäksi.

– Olimme aivan liian kunnianhimoisia, sillä halusimme että robotti esimerkiksi lukisi sähköpostia, eikä yhteistyökumppanillamme Valtorilla ollut tällaisesta aiempaa kokemusta. Robotin rakentaminen on edelleen kesken, sillä myös yhteydessä väestötietojärjestelmään on ollut haasteita, Moilanen sanoo.

Suoraviivaisemmalla prosessilla nopeammin valmista

Koska Pekaksi nimetyn robotin rakentamisessa kesti, päätettiin Oikeusrekisterikeskuksessa kokeilla samaan aikaan jotakin yksinkertaisempaa. Syntyi Lupu, jonka tehtävänä on kohdentaa liikasuorituksina saatuja maksuja uudelleenhyödynnettäväksi samalle asiakkaalle.

– Saamme noin 5500 liikasuoritusta vuodessa ja näistä 15 prosenttia on sellaisia, joita ei koskaan lunasteta takaisin. Koska meillä ei ole tiedossa palautuksen saajan tilinumeroa eikä resursseja lähteä niitä selvittämäänkään, jäävät rahat meille, Moilanen kuvailee.

Palauttamatta jääneet rahat säilytetään Oikeusrekisterikeskuksella kymmenen vuotta, jonka jälkeen ne tuloutuvat valtiolle. Kokeiluluontoisesti käytössä ollut Lupu on jo kuitenkin ehtinyt muuttaa tilannetta. Lupu vertaa liikasuorituksia uusiin laskuihin ja hyödyntää liikasuorituksen maksua vielä maksamatta oleviin laskuihin, mikäli ne kohdistuvat samaan asiakkaaseen.

Lupun kehittäminen oli Pekkaa huomattavasti suoraviivaisempaa ja siksi viime syksynä kokeiluna toteutetusta Lupusta on tarkoitus tehdä pysyvä.

– Ainoa haaste oli se, että aluksi Lupu oli liian nopea kohdejärjestelmällemme ja Lupua piti hidastaa, täytäntöönpanoasiantuntija Sari Spelman sanoo.

Positiiviset kokemukset kannustavat uusiin kokeiluihin

Sekä Spelman että Moilanen ovat tyytyväisiä siihen, että Oikeusrekisterikeskuksessa lähdettiin kokeilemaan ohjelmistorobotiikkaa, vaikka työ tehtiinkin kaiken muun ohessa.

– Yhteistyö on ollut hyvää vaikka henkilöstötilanne onkin ollut haastava, eikä kokeilujen hyötyjä pystynyt näkemään ennen niiden toteuttamista. Ja varmasti kokeilusta on ollut hyötyä myös muille, esimerkiksi Valtorille, Moilanen sanoo.

Vaikka Oikeusrekisterikeskuksen ensimmäiset kokeilut kohdistuivatkin organisaation omaan toimintaan, näkee Moilanen tulevaisuudessa mahdollisuuksia myös laajemminkin.

– Voisimme esimerkiksi kehittää analysointityökalun helpottamaan tuomarin työtä, tehostaa ulosotossa perintää maksuliikenteen kautta, helpottaa edunvalvojan työtä monien asiakkaiden kanssa tai tiivistää lausuntoja luettavampaan muotoon, Moilanen ideoi.

Kommentit

Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja