Sarjakuvasta tussivideoon – voisiko lainsäädännöstä viestiä paremmin?

Väestörekisterikeskus on toteuttanut muutaman vuoden ajan sisäistä innovaatio-ohjelmaa, jossa henkilöstö on saanut esittää työhön liittyviä parannusehdotuksia ja tehdä niihin liittyviä kokeiluja (ns. ”InnoVRK-hanke”). Ohjelmassa tehtyjen kokeilujen tuloksena olemme tähän mennessä mm. jo käynnistäneet Syysmyräkkä -tapahtuman ja hankkineet tarvittavat laitteistot live-verkkolähetysten ja omien videotuotantojen tekemiseksi henkilöstön toimesta.

Yksi valituista kokeiluista liittyi lainsäädäntöön ja siihen, miten kerromme kansalaisille heidän oikeuksistaan, velvollisuuksistaan ja lainsäädäntöön liittyvistä asiointipalveluista.

Julkaisemme kokeilun tulokset nyt vapaasti muidenkin hyödynnettäväksi. Kokeilu oli toki pienimuotoinen ja ei-tieteellinen, mutta antanee viitteitä siitä, miten lainsäädännön viestintää voisi kehittää.

Omassa toiminnassamme aiomme jatkossa tarttua tuloksiin ottamalla käyttöön uusia tapoja viestiä asiakkaille erityisesti meitä koskevasta lainsäädännöstä pelkkien Finlex.fi-linkkien ja lakiviittausten sijaan.

Lainsäädännöstä on vaikea viestiä ymmärrettävästi

Lakitekstit on kirjoitettu ensisijaisesti lainsäädännön asiantuntijoille, eri hallinnonalojen sisältöasiantuntijoille ja niille, jotka työnsä puolesta joutuvat omaksumaan ja ymmärtämään lakitekstejä.

Lakiteksti on tyypillisesti hyvin muodollista ja tarkkaa ja sisältää lähes aina viittauksia muihin lakiteksteihin, säädöksiin, asetuksiin, muutoksiin ja myös lain sisällä usein toisiin lain kohtiin (”edellä tarkoitettuun”, ”edellä 1 momentissa tarkoitettuun” ”13 – 16 § mainitun”). Tämä tekee lakitekstin ymmärtämisestä tavalliselle kansalaiselle hyvin vaikeaa ja usein jopa mahdotonta, kuten alla olevasta esimerkistä voi huomata.

Edellä 4 momentissa mainittua tehtävää hoidettaessa on noudatettava, mitä 2 luvussa säädetään ulkomaan kansalaisen rekisteröinnin edellytyksistä, henkilöllisyyden varmis-tamisesta ja tietojen säilyttämisestä. Tiedot tämän pykälän 4 momentin nojalla tallettanut viranomainen huolehtii maistraatin sijasta 47 §:n 2 momentissa tarkoitetusta jäljennöksen antamisesta ulkomaan kansalaisen rekisteröintiin liittyvistä asiakirjoista sellaisesta ulkomaan kansalaisesta, jonka tiedot se on tallettanut väestötietojärjestelmään. Valtioneuvoston asetuksella voidaan antaa tarkempia säännöksiä tehtävää hoidettaessa noudatettavista menettelytavoista (Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista, 22 § (28.2.2014/145): Muiden viranomaisten toimivalta).

Edellä kuvatussa lain kohdassa tarkoitetaan pelkistetysti sitä, että Maistraattien sijaan henkilöntietoja Väestötietojärjestelmään voi tallentaa myös Verohallinto, Maahanmuuttovirasto tai Suomen edustusto ulkomailla.

Käyttäjätarpeiden kartoitusta

Valitsimme kokeiluun itseämme koskevan lainsäädännön (Laki väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista) ja siitä erityisesti väestötietojärjestelmää koskevat asiat kansalaisen näkökulmasta.

Saadaksemme käsityksen siitä miten tavalliset kansalaiset ymmärtävät lainsäädäntöä ja miten he itse haluaisivat saada siitä tietoa, teimme aluksi tarvekartoituksen.
Hyödynsimme kartoituksessa sekä käyttäjätutkimusasiantuntijoiden tekemää tutkimusta, että Suomi.fi-palvelun käyttäjien muodostamaa verkkoyhteisöä. Taustalle teimme myös valmiita malleja erilaisiksi viestintäkeinoiksi (infograafi, podcast, tussivideo, video, tietosisältö, sarjakuva).

Tutkimus vahvisti olettamuksemme siitä, että lakitekstien ymmärtäminen on vaikeaa ja että vaihtoehtoisille viestintätavoille on olemassa todellinen tarve.

Yhteinen käsikirjoitus, kuusi erilaista lopputulosta

Tutkimuksen pohjalta päätimme toteuttaa varsinaisen kokeilun kuudella eri viestintämuodolla ja niiden pohjaksi aluksi tehdyllä yhdellä yhteisellä käsikirjoituksella.
Yhteisellä käsikirjoituksella halusimme varmistaa, että erilaisia toteutuksia on mahdollista myöhemmin testata ja vertailla.

• Käsikirjoitus (löydät blogin lopusta pdf-muotoisen liitteen)
• Toteutukset
  • Tussivideo
  • Asiantuntijan haastatteluvideo
  • Asiantuntijan podcast
  • A3-juliste (löydät julisteen blogin lopusta)
  • Sarjakuva (löydät sarjakuvan blogin lopusta)
  • Suomi.fi-verkkopalvelun ei-julkiselle puolelle tehty opastusmuotoinen sisältö

Käyttäjätutkimusta

Toteutimme lopuksi kaikille eri viestintämuodoille yhteisen käyttäjätestauksen kansalaisten kanssa. Keräsimme toteutuksista myös palautetta jälleen Suomi.fi-verkkoyhteisön kautta.

Lopullinen raportti sisältää sekä käyttäjätarpeiden kartoituksen että toteutusten käyttäjätestauksen tarkemmat tulokset. Löydät pdf-muotoisen raportin tämän blogin lopusta.

Käyttäjätutkimuksen perusteella:

1. Tussivideo ja sitä tukeva, selkeästi jaoteltu Suomi.fi-opasmuotoinen verkkosisältö vaikutti kokeilluista malleista parhaalta tavalta viestiä lainsäädännöstä. Tussivideo on tärkeää tekstittää jo ihan saavutettavuusvaatimusten takia, mutta myös siksi että osa testaajista olisi mielellään katsonut videota myös ilman ääntä. Tussivideon ja oppaan yhdistelmällä voidaan tavoittaa niitä asiakkaita joille suomenkieli on vaikeaa, tai joilla on hankaluuksia ymmärtää monimutkaisia asioita. Samalla ne, jotka ymmärtävän ja tarvitsevat tarkkaa tietoa, voivat tarkastaa sitä suoraan oppaan yksittäisistä kohdista.
2. Riippumatta toteutustavasta, on oleellista jaotella sisältö lyhyisiin ja selkeisiin osioihin ja kiinnittää huomiota toteutusten laatuun. Kokeilussamme kaikki muut muodot paitsi tussivideo olivat meidän itsemme tekemiä, joten niiden laatu ei ollut paras mahdollinen. Käytännössä mm. videossa ja podcastissa olleet tekniset asiat (vaikkapa väärä valaistus tai taustasuhina haastattelussa) vaikuttivat yllättävän paljon siihen, miten kansalaiset kokivat niiden toimivan viestinnässä. Tämä kertonee myös siitä, että kansalaiset ovat tottuneet digitaalisissakin viestintätavoissa korkeaan laatuun ja pienetkin ongelmat syövät viestin uskottavuutta.
3. Video ja podcast edellyttävät omaa suunnittelua, eikä niitä voi suoraan toteuttaa saman käsikirjoituksen pohjalta kuin muita viestintämuotoja. Molemmissa paras tapa on tehdä niistä haastattelu- tai keskustelumuotoisia ja lisätä mukaan myös muita elementtejä (esimerkiksi rikastaa asiantuntijan videohaastattelua grafiikoilla, animaatioilla ja muilla elementeillä).
4. Sarjakuva yllätti siinä, kuinka paljon se jakoi mielipiteitä. Viestintämuotona se on kuitenkin pitkälti samanlainen kuin parhaana pidetty tussivideo. Sarjakuvan koettiin kuuluvan vain nuorille suunnattuun viestintään ja sopivan myös huonosti julkisen hallinnon viestintään. Tämä johtunee siitä, että tussivideo kohtuullisen uutena tapana mielletään nimenomaan digitaaliseksi viestintämuodoksi ja sarjakuva taas erityisesti painettuun muotoon.

Johtopäätökset

Lainsäädäntö ja siitä viestiminen on haastavaa, kuten osasimme odottaa, mutta kokeilun tuloksena vaikuttaa siltä, että siitä on mahdollista kuitenkin viestiä huomattavan nykyistä paremmin. Useimmat viranomaiset ovat tottuneet lähinnä viittamaan verkossa olevaan Finlex.fi-verkkopalveluun tai vain lainsäädännön nimeen niin verkkosivuillaan kuin erilaisissa asiakirjoissa, päätöksissä ja tiedoksiannoissa.

Mikäli kansalaisten halutaan paremmin ymmärtävän paremmin heitä koskevia lainsäädännön velvoitteita ja oikeuksia, tulee viestintää suunnitella ja toteuttaa nimenomaan digitaalisissa kanavissa sopivaan muotoon.

Kaikki kokeillut tavat olivat joka tapauksessa parempia kuin pelkkä lainsäädännön teksti tai siihen viittaaminen. Yhdistelmä, jossa tussivideo tai hyvin tehty asiantuntijan haastatteluvideo tekstityksineen tarjotaan sitä tukevan, selkeästi ja saavutettavasti jaotellun verkkosisällön kanssa vaikutti parantavan huomattavasti kansalaisten kykyä ymmärtää heitä koskevaa lainsäädäntöä.

Aiommekin jatkossa kehittää omaa toimintaamme tulevassa Digi- ja väestötietovirastossa ottamalla käyttöön uusia tapoja, kun viestimme toimintaamme ohjaavasta lainsäädännöstä kansalaisille.