Ohjelmistorobotiikka helpottaa lupakäsittelijän työtä Oulussa

Toimintojen automatisointia on tehty jo vuosikymmeniä, aiemmin siitä käytettiin termiä ATK (automaattinen tietojenkäsittely). Vaikka kyse ei olekaan uudesta asiasta, teknologiat ja menetelmät prosessien automatisointiin ja tehostamiseen ovat vuosien varrella merkittävästi kehittyneet sekä toimintaympäristö on muuttunut verkostomaisemmaksi ja monimutkaisemmaksi.

Ohjelmistorobotiikan osalta tilanne on myös edellä mainitun kaltainen. Erilaisten makrojen ja nauhoitusten avulla ollaan jo pitkään automatisoitu toimenpiteitä tai prosessien vaiheita. Ohjelmistorobotiikan osaltakin on tapahtunut teknologian kehittymistä, mutta myös toimintaympäristössä sekä toimintakulttuurissa on tapahtunut muutoksia. Esimerkiksi joudumme käyttämään jonkin asian suorittamiseen useita eri tietojärjestelmiä sekä yksittäisenkin tietojärjestelmän käyttämisessä on myös paljon rutiinitehtäviä, joita voidaan automatisoida ohjelmistorobotiikalla.

Rakennusvalvontaan ohjelmistorobotiikkaa kokeilun kautta

Oulun rakennusvalvonta on kokeillut ohjelmistorobotiikkaa sähköisten lupien pääpiirustusten leimaamisessa, sähköiseen arkistoon viennissä sekä sähköisen allekirjoituksen pyytämiseen päättäjältä. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisen tavoitteena on vähentää edellä mainittujen tehtäviin liittyvää rutiinitehtävien työmäärää, koska tällä hetkellä edellä mainittujen tehtävien suorittamiseksi joudutaan tekemään kahdessa eri tietojärjestelmässä monia eri vaiheita ja painikkeiden painamisia. Tehtävien suorittamisen haasteellisuus korostuu tilanteessa, jossa leimattavien lupien ja niiden sisältämien leimattavien piirustusten määrät ovat suuria. Lisäksi tavoitteena on parantaa käyttäjien työn mielekkyyttä poistamalla toistuvia ja ikäviä rutiinitehtäviä sekä vähentää tehtävien rutiininomaisuuden vuoksi syntyviä mahdollisia inhimillisiä virheitä.

Kokeilun ja ohjelmistorobotin kehittämisen aikana havaittiin seuraavia asioita, jotka kannattaa huomioida, kun hyödynnetään ohjelmistorobotiikkaa tämän tyyppisissä prosesseissa:

1. Suoritettavassa prosessissa ei saisi olla ns. hiljaiseen tietoon perustuvaa tehtävää tai tulkintaa; esim. puuttuuko sivuja, onko kirjoitusvirheitä, onko piirustuksen painojälki selkeää jne., koska robotti toimii mekaanisesti ja vaativaa tulkintaa edellyttävien toimenpiteiden opettaminen robotille on vaikeaa ja työlästä. Mikäli tällaisia asioita pitää tehdä, niin ne kannattaa siirtää tehtäväksi ennen robotin tekemiä vaiheita.
2. Ohjelmistorobotin suorituksen jälkeen olisi hyvä olla mahdollisuus tarkistaa työn lopputulokset ja tarvittaessa perua robotin tekemät toimenpiteet. Tämä korostuu eniten robotin käyttämisen alkuvaiheessa, koska välttämättä kaikkia eri poikkeustilanteita ei olla osattu ottaa huomioon. Kun robottia on testattu ja kokeiltu riittävästi, niin täytyy alkaa luottamaan ohjelmistorobotin suoritusten laatuun, koska ihmisen tekemästä laadunvarmistuksesta robotin suorittamisen jälkeen, voi tulla uusi ”pullonkaula” prosessin automatisoinnille.
3. Ohjelmistorobotin käyttäminen voi edellyttää myös prosessimuutoksia, joten robotiikkaprojektille tulee sallia tarvittaessa prosessimuutokset. Esimerkiksi tässä kokeilussa robotille piti määritellä lähtöaineisto eli luvat, joille robotti tekee tarvittavat toimenpiteet. Tämä aiheuttaa yhden uuden tehtävän prosessille, mutta vastaavasti monia työvaiheita automatisoituu robotin avulla.

Ohjelmistorobotin tekeminen ei ole vaikeaa robotin tekemiseen erikoistuneen ohjelmistotalon kanssa. Käytännössä tulee yksityiskohtaisesti kuvata asian käsittelyprosessi sekä asiankäsittely tarvittavilla ohjelmistolla. Haasteellisimmat kohdat robotin kehittämisessä eivät liittyneet teknologiaan, vaan prosessimäärittelyihin, josta täytyi löytää sopivat kohdat, jotka robotti voi suorittaa sekä mistä kohdasta prosessia robotti voi aloittaa työskentelyn ja mihin kohtaan prosessia robotti lopettaa työskentelyn.

Lisäksi tulee huolehtia, että robotin käyttämien ohjelmistojen muutokset otetaan huomioon robotin ylläpidossa.  Jos kohdejärjestelmään tulee tiheään muutoksia niin robotin käyttämistä kannattaa harkita ja odottaa, että kohdeohjelmiston muutostiheys harvenee.

Vaikka ohjelmistorobotit poistavat ikäviä rutiinitehtäviä prosessista, joka parantaa työn mielekkyyttä, niin silti tulee huolehtia laadukkaasta muutosjohtamisesta ja viestinnästä.

Ohjelmistorobotti tehostaa nykyisiä prosesseja, ei virtaviivaista niitä

Kokeilun perusteella voidaan todeta, että ohjelmistorobotti sopii hyvin prosessien vaiheiden ja tehtävien automatisointiin, jos automatisoitavassa prosessin vaiheessa ei tarvitse käyttää ns. "hiljaista tietoa”, harkintaa tai tulkintaa. Lisäksi tulee huomioida, että prosessissa tulee voida tehdä riittäviä muutoksia, jotta prosessissa voidaan hyödyntää ohjelmistorobottia.

Ohjelmistorobotin hyödyntämisessä on erittäin tärkeää, että ei unohdeta prosessin uudistamista ja virtaviivaistamista, vaikka käytetään ohjelmistorobottia prosessin tehostamisessa. Oleellista on ensin virtaviivaistaa prosessi ja sen jälkeen hyödyntää ohjelmistorobotiikkaa prosessin niissä vaiheissa, joihin se soveltuu. Ohjelmistorobotiikkaa ei kannata hyödyntää tarpeettoman monivaiheisen prosessin automatisointiin ja yrittää saada näyttämään tehoton prosessi tehokkaalta ohjelmistorobotin avulla.