Mitä sinun tulee muistaa kun järjestät etätapaamisen?

Hanna Rantala Viivi Kilpeläinen
29.4.2021 - 08:38 Lukuaika 3 minuuttia
Nuori nainen tekee muistiinpanoja digituen aikana kuullokkeet korvilla
Monet perinteiset toiminnat ovat vallitsevan tilanteen vuoksi tauolla, mutta toimintaa ja tapaamisia voi kuitenkin jatkaa etänä. Jos innostusta ja jaksamista riittää, kannattaa perehtyä luomaamme etätoiminnan järjestäjän muistilistaan. Muistilista on hyvä apuväline siihen, mitä kaikkea täytyy hoitaa ennen etätapaamista sekä etätapaamisen aikana.

Etätoiminnan järjestäjän muistilistan laatiminen lähti vapaaehtoistemme toiveesta. Muistilistan tarkoituksena on tukea etätapaamisen järjestäjää muistuttamalla kaikista niistä tärkeistä vaiheista, jotka liittyvät etätapaamisen järjestämiseen. Jokaisella vaiheella on suuri merkitys etätapaamisen onnistumisen kannalta, joten kohdat kannattaa käydä huolella läpi kun lähtee järjestämään etätapaamista. Mitä enemmän huomiota kiinnität etätapaamisen järjestelytöihin, sitä paremmin itse tapaaminenkin tulee sujumaan. Huolellinen järjestelytyö tuo sinulle myös varmuutta järjestäjänä.

Etätapaamisen järjestäjän muistilistassa on eritelty seuraavat kohdat: Etäalustan valinta, aikataulutus, ohjelmarunko, markkinointi, osallistumiskutsu, ohjeistus, tulkkaus, ilmoittautumiset, valmistautuminen ja tapahtuman aloittaminen. Olisitko tiennyt, että järjestelyissä on näin monta huomioitavaa kohtaa? Ei hätää, muistilista onneksi muistuttaa sinua niistä!

Oletko miettinyt etätoiminnan käynnistämistä omassa yhdistyksessäsi? Haluaisitko järjestää kaveriporukallesi tapaamisen verkossa? Lisätietoa Digitaidot-projektin sivuilta.

Viivi Kilpeläinen & Hanna Rantala, Kuuloliitto

Etätapaamisen järjestäjän muistilista

  1. Valitse etäalusta; Millaisen etätapaamisen olet järjestämässä? Mille kohderyhmälle?
  2. Aikataulutus; Kuinka kauan tilaisuus kestää ja milloin se on tarkoitus järjestää?
  3. Laadi ohjelmarunko; Pidä ohjelma selkeänä ja muista myös tauot. Laadi visuaalinen esitys puheen tueksi.
  4. Markkinointi; Lähetä kutsu tapahtuman kohderyhmälle. Jos tilaisuus on avoin, laadi mainos ja jaa sitä eteenpäin.
  5. Kerää ilmoittautumiset; Mieti. mitä tietoja tarvitset osallistujista ja miten haluat vastaanottaa ilmoittautumiset. Muista myös tietoturva!
  6. Tulkkaus; Tilaa tilaisuuteen tulkkaus, jos sille on tarve. Ilmoittautumislomakkeessa voi kysyä osallistujien tulkkaustarvetta. Muista välittää ennakkomateriaalit ja osallistumislinkki myös tulkeille.
  7. Ohjeistus; Laadi ohjeet tapahtumaan osallistujille. Miten liityn kokoukseen, toivotko että kamera on päällä, miten pyydetään puheenvuoroa…
  8. Osallistumiskutsu; Älä jaa linkkiä julkisesti, vaan lähetä se vain ilmoittautuneille. Lähetä myös osallistumisohjeet.
  9. Valmistaudu; Sulje tarpeettomat ohjelmat ja taustalaitteet, varmista, että valaistus suuntautuu kasvoihisi.
  10. Aloita tapaaminen; Toivota osallistujat tervetulleiksi, käy läpi ohjeistus.

 

Kirjoitus julkaistu alun perin Kuuloliiton sivuilla 21.4.2021

Kirjoittajat
H
Hanna Rantala
V
Viivi Kilpeläinen

Kommentit

Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja