Läheisen kuolema -verkostoyhteistyö vuonna 2019

Jukka Kyhäräinen Petri Risto
4.2.2020 - 13:11 Lukuaika 5 minuuttia
Tässä jutussa kerrataan Läheisen kuolema -verkostoyhteistyön tärkeimmät tähänastiset vaiheet ja tarjotaan myös hiukan taustatietoa.

Vuonna 2019 käynnistyneessä Läheisen kuolema -verkostoyhteistyössä Digi- ja väestötietovirasto, Verohallinto, Finanssiala ja joukko muita sidosryhmiä pohtii yhdessä kuinka läheisen kuolemaan liittyvää byrokratiaa voisi vähentää. Yhteistyön tavoitteen voi tiivistää seuraavasti:

"Tavoitteena on saada aikaan saumattomia ja ihmislähtöisiä palveluita, jotka eivät kuormita ihmistä keskellä vaikeaa elämäntilannetta. Tärkeät työkalut vanhentuneiden toimintatapojen uudistamisessa ovat digitaaliset palvelut, automaatio ja olemassa olevan datan hyödyntäminen. Myös aiheeseen liittyviä lakeja ja niiden kykyä mahdollistaa moderneja palveluita arvioidaan

Maaliskuu 2019: aloituspäätös

Yhteistyö lähti liikkeelle varsin pienistä toimista. 14.3. alkoi virkamiesten välinen sähköpostiviestittely aiempien maistraatin ja VRäestörekisterikeskuksen työpajojen pohjalta, jossa kuolemaan ja läheisten palveluihin liittyvät kysymykset olivat nousseet esille ja kuultiin yleisön toive edistää kokonaisuutta.

Toukokuu 2019: Ensimmäinen sidosryhmätapaaminen

Taustatietoa oli koottu Väestörekisterikeskuksessa (VRK) ja Verossa jo aiemmin. Esimerkiksi VRK (nykyinen DVV)  oli koonnut selvityksen maistraattien palveluiden uudistamisesta, ja Verohallinto ja OP pankki olivat toteuttaneet muutaman päivän pituisen design sprintin perukirja-aiheesta.

VRK ja Verohallinto järjestivät valmistelevan työpajan 16.5.2019. Siinä pohjana käytettiin asiakkaan palvelupolkukuvaa, jota täydennettiin osallistujien huomioilla.

Syksy 2019: visio asiakaskonseptista

Syksyn aikana käynnistettiin sidosryhmäyhteistyö keväällä pidetyn työpajan jatkeena. Työskentelyn suunnittelussa totesimme, että alkuvaiheessa emme voi tavoittaa kaikkia mukaan haluavia tahoja, mutta on hyvä saada vähintään pieni edustus keskeisistä sidosryhmistä. VRK ja Verohallinto vastasivat aiheen käynnistämisestä, Finanssiala kutsui pankit ja vakuutusyhtiöt mukaan. Työhön osallistui viranomaisten ja finanssitoimijoiden lisäksi edustajia hautaus- ja lakitoimistoista, kirkkohallituksesta ja seurakunnista.

Lupasimme, että ensimmäisen työvaiheen lopputuloksena syntyy 

  • Visiokonsepti tulevaisuuden palvelusta
  • Kuvaus visiokonseptin mukaisesta datan matkasta
  • Ekosysteemin toimijoiden roolikuvaukset
  • Yleisen tason tiekartta

Sidosryhmätapaamisissa todettiin, että tulevaisuuden vision pitää olla korkealla, mutta sitä kohti voidaan päästä pienillä askelilla tai rakennuspalikoilla, joita on jo nyt olemassa tai tekeillä.

Sidosryhmien omissa työpajoissa koottiin käsitys kunkin alueen omista haasteista ja kehityskohteista. Päähavainnot olivat:

  • Asiakkaiden kokemuksen perusteella keskeisiä toimijoita ovat pankit, hautaustoimistot, Digi- ja väestötietovirasto ja seurakunnat.
  • Kaikki ekosysteemin toimijat toivovat sähköistä tiedonkulkua sekä mahdollisuutta säilyttää ja nähdä tietoja yhteisessä palvelussa. Sähköistä asiointikanava asioiden hoitamiseen helpottaisi merkittävästi asiointeja.
  • Virallinen kuolintieto halutaan nopeammin eri toimijoiden käyttöön. Tiedon tulisi liikkua sähköisesti.
  • Sukuselvitykset halutaan kerralla samasta paikasta ja nykytilannetta merkittävästi nopeammin.
  • Ongelmallisia tapauksia ovat kytkökset ulkomaille, riitaisat omaiset, ilman omaisia olevat pesät, varattomat pesät ja yhteisöt edunsaajina
  • Palveluiden tarjoaminen asiakkaille täytyy miettiä uudelleen asiakkaan näkökulmasta. 

Joulukuu 2019: asiakastestaus

Joulukuun asiakastetauksessa asiakkaille esitettiin visiokonsepti ratkaisusta ja kysyttiin myös kommentteja visiota havainnollistavaan protoon liittyen. Asiakkaat kannattivat sitä, että sukuselvitystiedot ja varallisuustiedot olisivat sähköisesti käytettävissä jo elinaikana, ja läheisen kuollessa hänen omaistensa käytettävissä. Sähköisiä valtuutuksia tai valtakirjoja pidettiin myös nykyaikaisena tapana hoitaa asioita. 

DDV:n ja Verohallinnon viestintätoimet liittyivät eniten sidosryhmätyöhön, mutta syksyn aikana julkaistiin myös muutamia lehtijuttuja ja blogitekstejä. 

Kevät 2020: Jatkotöitä ja viestintää 

Työ ensimmäisen vaiheen parissa jatkuu vielä vuoden 2020 alussa ja lopputulokset on tarkoitus esitellä sidosryhmille maaliskuussa 2020.

Yhteistyön viestintäsuunnitelmassa painotetaan viestintää mukana olevien sidosryhmien osallistujille ja heidän taustaorganisaatioilleen. Verkostoyhteistyössä kaikkien tulee pysyä kartalla siitä mitä on tehty ja mitä tapahtuu ja uusien organisaatioiden ja henkilöiden tulee päästä mukaan mahdollisimman helposti. Tähän tarkoitukseen olemme saaneet avattua Läheisen kuolema sivun suomidigi.fi-palveluun, jonka kautta jatkossa löytyy kaikki julkisesti jaetut aineistot.

Kirjoittajat
P
Petri Risto

Kommentit

Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja