Digityöntekijät työskentelevät vuorokauden ympäri Vantaan Talouspalvelukeskuksessa

Keväällä 2018 toinen ohjelmistorobotti aloitti työskentelyn ostolaskujen oikeellisuus- ja alv-tarkistuksessa. Vajaan vuoden aikana kahdesta ohjelmistorobotistamme on ollut paljon hyötyä sekä ajallisesti että euromääräisesti. Kaikkein haastavimpia prosesseja robotille ovat olleet ostolaskujen tiliöinti ja alv-tarkistukset, johtuen kunnan erilaisista alv-käytännöistä sekä toimittajien ostolaskujen tiedostomuodoista, joita robotin täytyy pystyä käsitellä virheettömästi.

Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa suunniteltaessa kannattaisi miettiä ainakin alla esitettyjä asioita, sillä ohjelmistorobotiikan tavoitteena on olla kustannustehokas sekä vapauttaa työntekijöiden aikaa muihin tehtäviin.

Ohjelmistorobotille soveltuvia työtehtäviä

• Tehtävät, joissa isot volyymit
• Toistuvaa ja tiettyä järjestystä/logiikkaa noudattavat tehtävät
• Navigointi useamman järjestelmän välillä tai tiedon syöttäminen useampaan järjestelmään
• Työn on suorittanut ihminen ennen robotin käyttöönottoa
• Tiedostomuoto, jona tieto luetaan järjestelmään voi vaikuttaa automatisointi mahdollisuuksiin

Kuluneen vuoden aikana olemme oppineet paljon ohjelmistorobotiikasta ja sen hyödyntämisestä laaja-alaisesti erilaisissa prosesseissa. Isojen massojen käsittely on helpottunut, kun robotti tekee esitarkistuksia, joista esimerkiksi epäselvät ja haastavat tapaukset voidaan ohjata manuaaliseen käsittelyyn. Olemme keränneet tietoa kaikista robotin käsittelemistä tapauksista raportointia varten sekä roboteille on luotu omat ohjaus-Excelit työtehtävistä suoriutumista varten. Excel-tiedostot soveltuvat hyvin robotin toiminnan mallintamiseen, sillä jokaisen Excel-tiedoston voi luoda juuri sellaiseksi, että se soveltuu kyseisen tehtävän suorittamiseen robotilla. Exceleihin voidaan myös kerätä erilaista tietoa robotin toiminnasta mahdollista myöhempää hyödyntämistä varten. Lisäksi päivittäminen on helppoa ja nopeata, lisäämällä tai korjaamalla tietoja ohjaus-Exceleihin. Seuraavalla kerralla robotin ryhtyessä töihin päivitetty tieto on jo sen saatavilla.

Olemme havainneet ohjelmistorobotin käyttöönoton suunnitteluvaiheessa määrittelyn olevan erittäin tärkeä onnistuneen muutoksen viemisessä prosesseihin.  Määrittelyvaiheessa mallinnamme työtehtävän robotille soveltuvaksi. Mitä paremmin olemme pystyneet mallintamaan robotin toimintaa ja poikkeustapauksia prosessissa ennen projektien alkua, sitä parempi on mielestämme lopputulos ollut tavoitteeseemme nähden. Siten voidaankin todeta, että robotin tuottama lopputulos on luotettava, kun sen toiminta on määritelty huolellisesti.

Tuotannossa toimivien robottien kehittäminen ei vaadi välttämättä muuta kuin prosessissa niiden kohtien uudelleenkoodaukseen, johon muutoksen halutaan vaikuttavan. Robotit pystyvät tekemään myös samoja työtehtäviä, mikäli niillä on samat tiedot saatavilla, joten niiden toimintaa pystytään hallitsemaan itse sekä ohjaamaan niitä eri tehtäviin, kun tulevaisuudessa tehtäviä on paljon enemmän kuin robotteja.

Olemme erittäin positiivisesti yllättyneitä miten mielenkiintoista ja palkitsevaa uusien tehtävien opettaminen robotille on ollut. Emme voisi enää ajatella, että palaisimme takaisin aikaan, jossa ohjelmistorobotteja ei ollut. Kokemuksiemme pohjalta haluamme lisää robotteja tekemään yksitoikkoisia ja toistuvia rutiinitehtäviä, joissa robotti on erinomainen ja väsymätön.