Monistettavilla digiratkaisuilla ja yhteishankinnoilla hyviin lopputuloksiin kunnissa

Monistettava vai räätälöity ratkaisu?

Tyypillinen kuntien digihankinta on verkkosivusto. Hankinnan määrittelyssä on hyvä ratkaista jo ensi vaiheessa, riittääkö niin sanottu monistettava ratkaisu vai onko sivustossa sellaisia osia, joiden toteuttamiseksi tarvitaan räätälöintiä eli asiantuntijatyötä uusien toiminnallisuuksien kehittämiseksi ja koodaamiseksi.

Monistettavissa verkkoratkaisuissa tarjonta on laajaa. Tällä hetkellä suosittuja vaihtoehtoja ovat esimerkiksi avoimen lähdekoodin Drupal ja Wordpress sekä Microsoftin omistama SharePoint.

Useimmiten pienille toimijoille riittää monistettu ratkaisu, eli valmiiseen sivurunkoon päästään nopeasti kehittämään omaa sisältöä.

Yhteishankinnoista voimaa

Yhteishankinnoilla pienikin kunta voi hyödyntää laajemman joukon osaamista ja huomioarvoa. Kunta voi liittyä yhteishankintayksikköön, joka kilpailuttaa hankintoja kuntien puolesta tai hankintarenkaaseen, jossa yksi isäntäkunta vastaa kilpailutusprosesseista.

Kunnat voivat sopia myös yksittäisen hankinnan kilpailuttamisesta yhdessä. Tällöin jokainen kilpailutukseen osallistunut kunta tekee oman sopimuksen hankinnasta toimittajan kanssa.

Erityisesti applikaatioiden ja ohjelmistojen hankinnassa yksin ja yhdeltä toimittajalta tehty hankinta on usein osoittautunut kalliiksi. Yhteishankinnalla voidaankin saada edullisempia ratkaisuja.

Sittenkin räätälöintiä?

Kun lähdetään ostamaan omaa, räätälöityä palvelua, jonka kehittämisessä kunta haluaa olla myös tiiviisti mukana, kilpailutuksessa voidaan hyödyntää hankintalaissa määriteltyjä neuvottelumenettelyä tai innovaatiokumppanuutta. Ellei ole kyse suuresta hankinnasta, nämä menettelytavat ovat kuitenkin melko raskaita.

Räätälöityjä ratkaisuja voi kilpailuttaa myös avoimella menettelyllä ja määritellä, että asiakas haluaa osallistua kehitystyöhön esimerkiksi ketterän projektinhallinnan menetelmillä.

Digitaaliset palvelut rakennetaan tyypillisesti ketterällä projektimallilla, jossa asiakas voi projektin edetessä tarkentaa tai uudelleen suunnata tavoitteitaan. Projektin etenemistä tarkastellaan etapeissa eli niin sanotuissa sprinteissä.

Kilpailutuksessa voi edellyttää, että toimittajan on sitouduttava johtamaan projektia ketterällä mallilla. Tämä projektinhallintatapa vaatii ostajalta kuitenkin johtamisosaamista ja vahvaa näkemystä lopputuotteesta.

Digipalvelulaki tuli – huomioi erityisryhmät, käytä selkeää kieltä

Kuntaliiton asiantuntijat neuvovat myös 1.4.2019 voimaan tulleen digipalvelulain soveltamisessa. Digipalvelulaki edellyttää julkisen sektorin verkkosivuilta ja mobiilipalveluilta tiettyä saavutettavuuden minimitasoa, jolla varmistetaan että myös erityisryhmät pystyvät käyttämään julkisia palveluita.

Digipalvelulaki turvaa esimerkiksi näkö- ja kuulovammaisten oikeuksia. Saavutettavuus tarkoittaa myös selkeää kieltä, jotta henkilöt joilla luetun ymmärtäminen on keskimääräistä heikompaa, pystyvät käyttämään verkkopalvelua.

Saavutettavuudesta onkin huolehdittava teknisillä sovelluksilla toimittajan rakentaessa digitaalista palvelua, ja sisällöllisillä ratkaisuilla hankintaorganisaation tuottaessa sisältöä.

Monistettavat verkkosivuratkaisut tukevat saavutettavuutta, sillä yleistyvä, samanlaisena toistuva sivuston rakenne auttaa käyttäjää löytämään tarvitsemansa tiedon.

Oman digitaalisen palvelun saavutettavuuden voi varmistaa testauksella. Markkinoilla on tarjolla asiantuntijapalveluita, jotka tekevät saavutettavuustestauksia. Usein työn tekevät erityisryhmien edustajat, ja testiin kuuluu myös värien ja kontrastien analyysi digitaalisen palvelun käytettävyyden varmistamiseksi.

Artikkeli on toteutettu yhteistyössä Kuntaliiton hankinta-asiantuntijoiden kanssa.