Kun ThinkPadit muuttivat koteihin – kootut virkamiesvinkit etäilyyn

Kasvokkain kohtaamista on jo ikävä

Kainuun ELY:n johtavalle asiantuntijalle Outi Pitkäselle etätyötä on aiemmin tullut tehtyä noin neljänä päivänä kuukaudessa.

– Nyt tämän ensimmäisen viikon jälkeen tuntuu jo aika puuduttavalta. En ole aina ehtinyt edes ajattelemaan lounasta, tulee vaan istuttua koneella ja tehtyä töitä. Oli myös järkytys huomata kuinka vähän askelia päivän aikana kertyy!

Aikaisemmin Pitkänen on pitänyt etäpäiviä hyvänä mahdollisuutena keskittymistä vaativiin tehtäviin.

– Nyt ei tällä viikolla ole saanut päälle sitä flowta tekemiseen, joka on ennen ollut. Kaipaan työyhteisöä. Virtuaali-iltapäiväkahveja ei ole ehtinyt pitää ja sosiaalisten kontaktien puuttuminen puuduttaa jollain tavalla. Tavallisena työpäivänä voi mennä tuosta noin vain juttelemaan ja saa vaihtelua muita tavatessa. Kaipaan kavereita ja keskustelua. Keskustelu viriää vähän varkain aina monitiloissa.

Ensimmäinen viikko on tuonut mukanaan myös uuden oppimista.

– Nyt jos milloin otamme jonkinlaisen digiloikan. Monet eivät ole koskaan olleet etätöissä ja tämä pakottaa meidät kaikki tekemään uudella tavalla ja oppimaan. Osaamisen tason nousu tulee näkymään myöhemminkin, kun sovellukset tulee nyt otettua haltuun. Esimerkiksi Teams on meillä vasta tullut käyttöön ja sitä käyttäessä oppii koko ajan enemmän. Sen lisäksi itse jo esimerkiksi osallistuin työpajaan, joka piti alunperin järjestää kasvokkain ja se onnistui hyvin verkossakin. Sen myötä oppi hyödyntämään laveammin uusia välineitä. Toki kaikkea ei voi tehdä jatkossa etänä, vaan välillä pitää tavata kasvokkainkin. Ehkä tämän myötä oppii ymmärtämään myös sen, mikä merkitys on kasvokkain tapahtuvalla vuorovaikutuksella.

Etäilijöille apua ylioppilaskirjoitusten läppäreistä

Nokian kaupungin tietohallintopäällikkö Anne Holopaiselle etätöiden lisääntyminen on aiheuttanut päinvastaisen ilmiön. Nyt kun yhä useampi aloittaa etätyönsä ensimmäistä kertaa, on Holopaisella ollut aikaisempaa enemmän käyntiä toimipisteellä.

– Nyt kun etätyö räjähtää käyntiin, niin meillä on ollut velvollisuus hoitaa että kaikki toimii. Aiemmin etätyötä tekivät lähinnä esimies- ja toimialajohtotason henkilöt, mutta nyt se on laajentunut kaikkiin asiantuntijatehtäviin. Kysymyksiä on noussut paljon. Kaikilla ei ole ollut kotona nettiä ja olemme opastaneet netin jakamisessa kännykästä. Lisäksi salatun yhteyden luominen kotoa käsin on herättänyt kysymyksiä. Laitenäkökulmasta pienenä haasteena on ollut se, että puolella työntekijöistä on ollut työpisteellä pöytäkone. Onni onnettomuudessa on ollut se, että YTL:n tiivistettyä aikataulujaan saamme uudelleenasennuksen jälkeen ylioppilaskirjoituksissa käytetyt koneet kentälle käyttöön. Myös osa etäopetukseen osallistuvista oppilaista ne, joilla omaa konetta ei ole ovat sellaisen halutessaan saaneet. Yllättävän harva kuitenkin on hakenut tietokoneen koululta, sillä puhelimellakin pärjää pitkälle.

Holopainen uskoo, että etätyöjaksolla tulee olemaan kauas kantavia, hyviä vaikutuksia.

– Nyt kun etätöiden tekeminen tulee pakolla, niin löytyy kyllä keinoja tehdä ja neuvoa monia asioita etänä. Olen huomannut sen, että tahtoa löytyy ja kuullutkin monelta, että kotona tehdyn työn tehokkuus on yllättänyt. Lisäksi nyt kun ollaan etänä, niin opitaan arvostamaan sosiaalisia tilanteita. Samalla myös esimiehet pakotetaan miettimään omia johtamismetodeja; koska etätyö perustuu luottamukseen, se pakottaa pohtimaan omia menetelmiään. Myös työtuntien leimaamiseen tällä saattaisi olla vaikutuksia. Meidän kunnassa suurin osa ihmisistä leimaa tunnit ja kunta-alalla on paljon erilaisia työaikoja. Liukuvaa työaikaa voitaisiin ehkä tämän myötä määritellä uudelleen, jotta illallakin tehdyt työt tulisivat näkyviin.

Holopainen toivoo, että osa nyt opituista käytännöistä jäisi tulevaisuudessa hyödynnettäviksi mahdollisuuksiksi.

– Tämä laittaa opettajatkin aikamoiseen tilanteeseen. Sen myötä kuitenkin toivoisin, että tulevaisuudessakin voisi olla ihan luonnollista osallistua etänä opetukseen sellaisessa tilanteessa, jossa vaikka viettää kuumeetonta toipumispäivää kotona. Että etätyöstä tulisi uusi mahdollisuus myös kouluissa.

Luurit korvilla vaikka saunaan

Digituen projektipäällikkönä Helsingissä Digi- ja väestötietovirastossa työskentelevä Minna Piirainen on etätyökonkari, joka on aiemmin viettänyt etäpäiviään esimerkiksi kahviloissa, työhuoneilla ja hubeissa.

– Tällä hetkellä suurin muutos ja haaste on se, että samaan aikaan kun tekee keskittymistä vaativaa työtä joutuu myös pitämään kotikoulua. Pieni koululainen ei pysty täysin omatoimisesti tekemään tehtäviä ja oppimaan yksin. Vanhemmilta vaaditaan nyt moniajoa ja tasapainottelua. Kodin fyysiset rajoitukset tulevat myös vastaan, kun kaikilla ei ole omaa huonetta tai tilaa. Meillä kokoonnutaan ruokapöydän ääreen tekemään työtä ja kotikoulua. Välillä vetäydytään parvekkeelle tai jopa saunaan skypettämään.

Piirainen on huomannut, että sähköpöydän tai ergonomisen tuolin sijaan kaikkein tärkein työväline ovatkin toistaiseksi olleet hyvät, langattomat kuulokkeet. Ergonomian osalta Piirainen hyödyntää asentojen vaihtamista.

– Senaattikiinteistön Pertti Siekkinen aina muistuttaa, että paras työasento on se seuraava työasento. Sama pätee etätyöhönkin. Välilä on hyvä oikoa itseään ja pistää veri kiertämään.

Etätyön positiivisiin puoliin Piirainen listaa ainakin yhteishengen.

– Tilanteen myötä lähimpiin kollegoihin ja esihenkilöön tulee pidettyä entistä tiiviimmin yhteyttä. Tuntuu siltä, että koko organisaatio on hengessä mukana ja langoilla samaan aikaan. Meillä on käytössä Slack, joka toimii myös ventilointikanavana. Naurun kyyneleet kuuluvat jokaiseen työpäivään!

Etätyömääräys poisti aamuhärdellin pohjois-satakuntalaisperheestä

Aikaisemmin pari etäpäivää viikossa pitänyt Satakunnan ELY:n INKA Satakunta ESR-hankkeen projektisuunnittelija Sari Hatanpää siirtyi 18.3. etätöihin koko perheen voimin.

– Nyt kun koko perhe etäilee, on arkeen tullut muutoksia. Esimerkiksi ruonlaittoa piti nyt opetella tekemään iltaisin seuraavaa päivää ajatellen, jotta lounas on valmis lämmitettäväksi. Toisaalta perheen aamuhärdelli jää nyt väliin, kun kaikki jäävät kotiin. On rauhallista, kun kellään ei ole riskiä myöhästyä.

Jo aiemminkin etätyöt ovat tuoneet joustoa työn ja perhe-elämän yhdistämiseen. Uuteen tilanteeseen on totuttu nopeasti koko perheessä.

– Nyt kun kaikki etäilevät samaan aikaan, pitää varmistaa että kesken palaveria ei tule häiriöitä. Olemme sopineet lasten kanssa, että neuvoja läksyissä voi tulla kyselemään aina kun palaveri on päättynyt. Teini-ikäiset lapset ovat olleet myös tyytyväisiä työskentelyyn etänä. Pojan mielestä etänä saattaa tehtäviin keskittyminen olla helpompaakin kuin koulussa, yläasteella kun on aina säpinää. Toisaalta kavereita ja liikuntamahdollisuuksia teinit vähän kaipailevat, mutta älypuhelimilla yhteydenpitoon on paljon erilaisia mahdollisuuksia ja liikkumaankin päästään taas aikanaan monipuolisemmin.

Hatanpäälle digityökalut ja erilaisten sovellusten käyttö osana arkea on tuttua työn ulkopuolellakin, esimerkiksi suosikkisarjan seuraaminen Netflixistä on ollut oiva tapa odotella lasta harjoituksista. Nyt käynnissä olevan etätyöajanjakson hän uskoo tuovan mukanaan uusia oppeja kaikille.

– Yhteydenpito yhteistyökumppaneihin sujuu jo rutiinilla. Nyt kun on pakko keksiä uusia tapoja hoitaa asioita ilman henkilökohtaista kontaktia, olemme tiimissä ideoineet monia uusia asioita, jotka tulevat todennäköisesti pitkässä juoksussakin olemaan käyttökelpoisia toimintamalleja.

Henkisesti lähellä ja virtuaalisesti läsnä, vaikka fyysisesti kaukana

– Työyhteisö ja työkaverit ovat kultaakin arvokkaampia. Olen tämän tiennyt aina, mutta nyt jotenkin tämä merkitys on entisestään vahvistunut. On todella arvokasta tuntea kuuluvansa johonkin porukkaan, jonka kanssa on säännölliset kontaktit. Vaikka olemme fyysisesti kaukana, voimme olla oikeasti henkisesti lähellä ja virtuaalisesti läsnä.

Koirahalit tauottavat päivää Siilinjärvellä

Siilinjärveläiselle, SavoGrown:n Kohti eKuntaa -hankkeen projektipäällikkö Petri Kejoselle etäily on tuttua puuhaa.

– Minulle etätyöstä on parin viimeisen vuoden aikana tullut uusi normaali. Pitäisi vaan muistaa sitten panna ajallaan aina työpäivä pakettiin.

Kejonen on huomannut, että etätyöhön ovat rohkeasti tarttuneet myös sellaiset henkilöt, joille etätyöt eivät entuudestaan ole olleet tuttuja.

– Ihmiset haluavat nyt ihan selvästi ottaa virtuaalimaailmaa haltuun ja se lupaa jatkolle hyvää – työntekeminen tehostuu ja tavallaan helpottuu sekä digitalisaatio tulee tutummaksi. Ehkä tämä jopa oivalluttaa mahdollisuuksiin vaikka erilaisissa videovälitteisissä palveluissa.

Massaetätyö paljastaa prosessien heikkoudet

Hämeenlinnalaiselle, Etelä-Suomen AVI:n suunnittelija Helena Pulkkisella etätyöt sujuvat rutiinilla, sillä oman vastuualueen henkilöt työskentelevät kuuden eri AVI:n toimipisteillä. Väliä omaan esimieheenkin on 550 kilometriä.

– Tämän uuden tilanteen myötä myös etärutiinimme muuttuivat. Kokoonnumme nyt joka aamu yhdessä Teamsiin, sillä pidämme sen avulla yllä tilannekuvaa. Kokoontumisessa katsomme, että kuka tekee ja mitä.

Organisaatiotasolla monille etätyö on ollut uutta.

– Vaikka monelle etätyö on ollut uusi juttu ja järkytyskin, niin moni on kaikesta huolimatta huomannut, että itse asiassa etätyö sopiikin arkeen sen tuoman jouston myötä. Hallinnossa tuemme etäilijöitä ohjeistuksilla ja itselle onkin kirkastunut se, kuinka tärkeää on tehdä ajantasaisia ja yksinkertaisia ohjeita. Etäilijän näkökulmasta ohjeitakin tärkeämpi apu tulee kuitenkin työkavereilta, jotka auttavat uuden oppimisessa.

Etätyöaalto on havahduttanut Pulkkisen tutkailemaan AVI:n prosesseja.

– On noussut esille toimintatapoja, jotka vaativat muutosta. Osa työntekijöistä joutuu esimerkiksi menemään työpisteelle printtaamaan ja postittamaan, vaikka prosessi muuten onkin sähköinen.

Massaetätyöllä jopa toimistotyömäisiä piirteitä?

Digi- ja väestötietovirastossa Digituen asiantuntijana toimivalle Jani Suonperälle etätyö on tuttua, mutta pakollisessa etätyössä hän näkee myös riskejä.