Hukkuko sinunkin organisaatiosi paperilomakkeisiin? Kolme tapaa siirtää lomakeasiointi sähköiseksi
Siirry suoraan sinua kiinnostavaan osioon:
Paperilomakkeesta pdf-tiedosto
Paperilomakkeesta pdf-tiedosto
Pdf-muotoisella lomakkeella tarkoitetaan esimerkiksi nettisivuilta ladattavissa olevaa tiedostoa, jonka täyttäjä voi täyttää joko omalla tietokoneellaan tai printata ja täyttää käsin. Lomake voidaan palauttaa joko paperipostilla, henkilökohtaisesti tai esimerkiksi sähköpostilla tai Suomi.fi-viestit-palvelun avulla sen vastaanottavalle organisaatiolle.
Paperilomakkeesta on järkevää tehdä digitaalisessa muodossa jaettava pdf-tiedosto aina, mikäli toisena vaihtoehtona on tarjota ainoastaan paperista lomaketta. Joka tapauksessa pdf antaa käyttäjälle mahdollisuuden tulostaa lomake ja toimittaa se paperisena, mikäli paperinen käyttöliittymä on käyttäjälle helpompi.
Kuinka teen?
-
Lomakkeesta voi tehdä joko tulostettavan ja käsin täytettävän tai sähköisesti täydennettävän.
-
Tulostettava lomake tehdään tavallisella word-ohjelmalla tallentamalla valmis lomake pdf-muotoon. Muista tarkistaa wordissa olevalla saavutettavuustyökalulla lomakkeen saavutettavuus!
-
Täytettävä pdf-lomake tehdään esimerkiksi Acrobat Pro -ohjelmalla. Ohjelmassa määritetään pakolliset kentät sekä muut tarvittavat kohdat. Muista tarkistaa lomakkeen saavutettavuus!
-
Valmis lomake tallennetaan organisaation verkkopalveluun, josta asiakas voi sen ladata itselleen.
-
Lomakkeen täyttöön tulee tehdä ohjeet sekä yhteystiedot lomakkeen palauttamiseen ja apuun sen täyttämisessä.
-
Helppoa ja melko vaivatonta toteuttaa teknisesti
-
Kaikkien organisaation asiakkaiden saatavilla paikasta riippumatta
-
Jos lomake on sähköisesti täytettävä, vastaanottaja ei joudu tulkitsemaan käsialaa
-
Sähköisesti täytettävälle lomakkeelle voi määrittää pakollisia kenttiä automaattisesti, jolloin tietoja ei jää puuttumaan
-
Jos organisaatio hyödyntää sähköisiä henkilökortteja, lomakkeen myös allekirjoittaa sähköisesti
-
Lomakkeesta jää kopio lähettäjälle (esimerkiksi sähköpostiin)
-
Hiilijalanjälki pienenee, postituskustannukset säästyvät
-
Lomakkeen perillepääsy on luotettava ja nopea.
-
Jos lomake lähetetään sähköpostilla tai suomi.fi-viesteillä, lomakkeen vastaanottaja saa samalla yhteystiedon mahdollisille täydennyspyynnöille
-
Sähköinen lomake pysyy paremmin ajan tasalla kuin paperinen lomake, sillä jokaisen muutoksen jälkeen lomakkeita ei tarvitse printata uudelleen ja jakaa toimipisteisiin. Vanhoja lomakkeita ei siten jää esille.
- Liitteiden lisääminen on yksinkertaisempaa, sillä fyysistä nippua ei tarvitse toimittaa.
-
Lomakkeen luominen saattaa olla haastavampaa kuin paperisen
-
Täytetyn lomakkeen lähettäminen on tietoturvallisempaa paperilla kuin esimerkiksi sähköpostilla. Toisaalta suomi.fi-viestit-palvelua käyttämällä välittäminen on turvallista.
-
Jokaisella sähköisellä lomakkeella pitää olla paikka (yhteystieto), josta saa tukea tai opastusta lomakkeen täyttöön. Lisäksi jokaiselle lomakkeelle tulee määrittää osoite, johon lomake toimitetaan täytettynä.
-
PDF:n saavutettavuudesta tulee huolehtia. Monet ruudunlukuohjelmistot lukevat PDF-tiedostoa heikosti.
Paperilomakkeesta sähköinen lomake
Sähköisellä lomakkeella tarkoitetaan suoraan digitaalisessa palvelussa täytettävää, lomakemuotoista sisältöä. Tallentamisen jälkeen tiedot siirtyvät sähköiseltä lomakkeelta suoraan vastaanottavan organisaation taustajärjestelmään.
Mikäli paperi- tai pdf-lomakkeen vastaanottaminen, käsittely ja tietojen siirto asianhallintajärjestelmään on merkittävän työlästä, on sähköinen lomake todennäköisesti kustannustehokkaampi vaihtoehto kuin pdf-lomake. Sähköisen lomakkeen tekeminen on järkevää myös silloin, jos lomakkeen pystyy toteuttamaan jonkinlaisella yhteistyöllä. Onko esimerkiksi naapuriorganisaatiossa vastaava lomake ja logon vaihtamalla samaa sähköistä ratkaisua voisikin hyödyntää kaksi organisaatiota? Ennen sähköisen lomakkeen toteuttamista tulisi aina arvioida minkälaisia työaika- tai muita kustannushyötyjä lomakkeen toteuttamisella voidaan saavuttaa.
Kuinka teen?
- Kartoita oman organisaation lomakeliikenne.
- Minkälaisia lomakkeita organisaatiossa on?
- Mitkä ovat yleisimmät lomakkeet?
- Kuinka paljon tiettyä lomaketta käytetään ja kuinka paljon se aiheuttaa taustalla digitointi- ja muuta käsittelytyötä?
- Kartoita mahdolliset yhteistyökumppanit.
- Minkälaisia ratkaisuja muualla on käytössä?
- Minkälaisia ratkaisuja on tarjolla?
- Selvitä organisaation tietotekniset valmiudet
- Minkälaisia sovelluksia organisaatiolla on tällä hetkellä käytössä?
- Onko organisaatiolla omia osaajia lomakkeen tekemiseen tai olisiko sellainen väliaikaisesti mahdollista hankkia?
- Miten turvaan henkilön tiedot sähköisellä lomakkeella?
- Vaativatko taustajärjestelmät integraatioita?
- Miten huomioin saavutettavuuden sähköisellä lomakkeella?
- Olisiko mahdollista toteuttaa lomake esitäytettynä?
- Käy läpi minkälaisia muutoksia sähköisen lomakkeen käyttöönotto aiheuttaa organisaatiosi prosesseissa.
- Kilpailuta ja hanki mahdollinen järjestelmä.
-
Lomakkeeseen täytettävät tiedot voidaan siirtää suoraan rakenteellisessa muodossa organisaation omiin järjestelmiin tai viestit-järjestelmän kautta, eli kenenkään ei tarvitse siirtää tietoja järjestelmiin erikseen lomakkeen vastaanottamisen jälkeen.
-
Vaadittavien tietojen täyttäminen pystytään tarkistamaan, sillä keskeneräinen lomake ei siirry eteenpäin.
-
Lomaketta ei tarvitse allekirjoittaa, mikäli se välitetään suomi.fi-viestien kautta. Vahva tunnistus korvaa allekirjoituksen tarpeen.
-
Myös puolesta-asiointi lomakkeelle yhdistettyjen suomi.fi-valtuuksien avulla on mahdollista.
-
Liitteiden lisääminen on yksinkertaisempaa, sillä fyysistä nippua ei tarvitse toimittaa.
-
Lomake jää talteen viestit-palveluun, mikäli sitä on hyödynnetty lähettämisessä.
-
Sisällöt ovat selkeämpiä, sillä ne kirjoitetaan koneellisesti, ei käsin.
-
Sähköistä lomaketta on helpompi muuttaa kuin paperista, sillä kaikkia lomakkeita ei tarvitse printata uudelleen ja asettaa esille toimipisteissä.
-
Lomake saadaan kiinnitettyä tiettyyn henkilöön ja viranomaisella on mahdollisuus samantien kysyä tietoturvallisesti mahdollisia lisätietoja (mikäli käytetään Suomi.fi-viestejä).
-
Lomakkeelle voi yhdistää olemassa olevia tietoja taustajärjestelmistä (esimerkiksi henkilön osoitetietoja). Parhaimmassa tapauksessa suurin osa tiedoista voidaan hakea valmiiksi taustajärjestelmistä ja käyttäjän tehtäväksi jää painaa “lähetä”.
-
Ylläpito vaatii osaamista (joko ostettuna tai omaa).
-
Komponenttien päivittäminen saattaa vaatia palveluntarjoajalta työtä.
-
Jos lomakkeita on hyvin paljon ja ne ovat hyvin erilaisia, niin niiden sähköistäminen, ylläpitäminen ja päivittäminen saattaa olla haastavaa etenkin, jos osa lomakkeista on vähäisellä käytöllä.
-
Lomakejärjestelmiä on useita ja sen käyttöönotto vaatii todennäköisesti kilpailuttamisen.
-
Jos lomakejärjestelmä ei ole osa taustajärjestelmää, vaatii se erillisen integraation. Tällöin kustannussäästöt verrattuna pdf-lomakkeeseen kannattaa arvioida.
Paperilomakkeesta digitaalinen palvelu
Digitaalisella palvelulla tarkoitetaan tässä yhteydessä esimerkiksi Wizard-tyyppistä ratkaisua. Palvelu kysyy asiakkaalta tietoja sille asetettujen sääntöjen mukaisesti. Asiakkaalle palvelu näyttäytyy vaihe vaiheelta etenevänä kokonaisuutena, jossa turhia tietoja ei kysytä. Tiedot tallentuvat suoraan vastaanottavan organisaation järjestelmään.
Digitaalisen palvelun kehittäminen lomakeasioinnin korvaamiseksi on järkevää silloin, kun toimija on suuri ja palvelun kautta kulkevat määrät ovat suuria. Tällöin voidaan todeta kustannussäästöjen nousevan kehittämiskustannuksia suuremmiksi.
Kuinka teen?
- Kartoita oman organisaation lomakeliikenne.
- Minkälaisia lomakkeita organisaatiossa on?
- Mitkä ovat yleisimmät lomakkeet?
- Kuinka paljon tiettyä lomaketta käytetään ja kuinka paljon se aiheuttaa taustalla digitointi- ja muuta käsittelytyötä?
- Kartoita mahdolliset yhteistyökumppanit. Toteutus kannattaa tehdä yhteistyössä muiden vastaavan tarpeen omaavien organisaatioiden kanssa.
- Mikälaisia ratkaisuja muualla on käytössä?
- Minkälaisia ratkaisuja on tarjolla?
- Selvitä organisaation tietotekniset valmiudet
- Käy läpi minkälaisia muutoksia sähköisen lomakkeen käyttöönotto aiheuttaa organisaatiosi prosesseissa.
- Kilpailuta ja hanki mahdollinen järjestelmä.
-
Tietojen syöttäminen ja hakeminen on helpompaa, kuten sähköisessä lomakkeessakin.
-
Ohjeistusten tekeminen täyttämiseen on helpompaa, sillä palvelua täytetään todennäköisesti yksi asia kerrallaan.
-
Palvelusta on mahdollista tehdä intuitiivisempi kuin sähköisestä lomakkeesta.
-
Asioita on helpompi lisätä kuin sähköiselle lomakkeelle.
-
Digitaalisesta palvelusta on helpompi tehdä saavutettava kuin sähköisestä lomakkeesta.
-
Kokonaisuudesta on helpompaa tehdä helppokäyttöinen, sillä asioita näytetään yksi kerrallaan.
-
Ei ole lomaketta, joka olisi wizard-ratkaisulle liian vaikea.
-
Digitaalisen palvelun tekeminen on haastavampaa kuin sähköisen lomakkeen. Lähtöinvestoinnit sekä ylläpitokustannukset ovat korkeammat kuin sähköisellä lomakkeella. Useimmiten hallinnointi on ulkoisella toimittajalla.
-
Muutos paperin ja esimerkiksi wizard-tyyppisen toteutuksen välillä on suuri ja vaatii todennäköisesti muutoksia myös organisaation omissa prosesseissa, jotta toteuttaminen ja hyödyntäminen on mahdollista.
-
Toistaiseksi julkisella puolella ei ole yleistä mallia tai sähköistä tukipalvelua wizard-tyyppisen palvelun toteuttamiseen.
Artikkeli on toteutettu yhteistyössä Digi- ja väestötietoviraston asiantuntijan kanssa. Onko sinulla esimerkkejä hyvistä lomaketoteutuksista tai kehittämisehdotuksia artikkeliin? Otamme mielellämme ideoita vastaan sähköpostilla suomidigi@dvv.fi.
Kommentit
Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja