Haminan kaupunki uudisti rakenteensa: “Vaikeinta on vanhasta pois oppiminen”

Henkilöstöpäällikkö Pia Nordman, Haminan kaupunki: 

“Haminan kaupungin uusi organisaatio astui voimaan vuoden 2019 alussa kahden vuoden valmistelun jälkeen. Uudistuksen tavoitteena on lisätä työntekijöiden tuottavuutta ja työhyvinvointia. Siksi kiinnitämme entistä enemmän huomiota asiakaslähtöisyyteen ja kuntalaisten osallisuuteen.

Uudistuksessa purimme kaupungin hierarkkista toimintamallia ja määrittelimme nykyiset ja tulevat asiakasryhmät. Niiden pohjalta muodostimme palvelukokonaisuudet ja johtamisjärjestelmän, joka tukee ja ohjaa organisaation jatkuvaa kehittämistä. Kehitystyöhön osallistui päälliköitä ja asiantuntijoita kaikista kaupungin palvelusektoreista, ja sitä vauhdittivat ulkopuoliset fasilitaattorit ja konsultit. 

Uudistuksen kaksi tärkeintä strategista painopistettä olivat palvelumuotoilu jatkuvan kehittämisen toimintamallina ja sisäisen kehittäjäverkoston luominen. Tavoitteemme on, että joka kymmenes kaupungin työntekijä suorittaa oppisopimuksella tuotekehitystyön erityisammattitutkinnon. Haminassa onkin pian yli 80 koulutuksen käynyttä osaajaa eri aloilta. Palvelumuotoilua on harjoiteltu esimerkiksi koirapuiston suunnittelussa ja ruoka- ja puhtaanapitopalveluiden kehittämisessä.

Uudistunut organisaatio palvelee asiakkaita eli kuntalaisia entistä paremmin. Kuntalaiset ovat alihyödynnetty voimavara: heidän äänensä ja osallisuutensa ovat avainasemassa kunnan kehittämisessä. Kehitämme parhaillaan osallisuuden muotoja. Teemme enemmän kuntalaiskyselyitä, kokoamme kuntalaisfoorumeita eri aiheiden ympärille ja lisäämme luottamushenkilöstön osallistumista asioiden valmisteluun. Kuntalaiset tapaavat virkamiehiä erilaisissa epävirallisissa tempauksissa ja tapahtumissa.

Jo organisaatiouudistusta valmisteltaessa oli selvää, että esimiestyölle pitää antaa jatkossa enemmän aikaa. Esimiestyön tulee olla valmentavaa. Organisaation toimintakulttuuri muuttuu vain, jos työntekijöiden ajattelu muuttuu. Tämä muutos edellyttää jatkuvaa keskustelua organisaation sisällä. Uudistuksen parhaita päätöksiä oli palkata organisaatioon ulkopuolisia muutosjohtajia.

Uudistus haastaa koko organisaation. Yhtäkkiä työntekijöiltä, tiimeiltä ja johtajilta vaaditaan uusia toimintatapoja, tehostamista ja lean-ajattelua. Kun on tehnyt pitkän työuran, voi olla vaikea oppia pois totutuista työskentelytavoista. Jotta onnistumme muutoksessa, tarvitsemme osaavaa henkilöstöä, jaetun vision ja uskoa yhteiseen tekemiseen. Niitä meillä on. Ennen kaikkea on kuitenkin opittava pois vanhasta, mikä onkin oppimisen hankalin laji.”